-
 

Effektiva möte, Dale Carnegie

8 tips för mer effektiva möten

Funderar du någonsin över hur mycket du kunde ha fått gjort om du inte behövde gå på möten under en dag… en vecka … en månad?

För att hålla ett effektivt möte är det viktigt att alla som deltar vet syftet med mötet. Det låter ganska självklart, men är inte alls så självklart har det visat sig. Att mötena inte varit förberedda är en orsak till att de inte är effektiva. Att mötena inte börjar på utsatt tid, och att de drar ut på tiden, är andra irritationsmoment.

Många upplever också att man fastnar i frågor och ämnen, vilket gör att man inte hinner gå igenom allt som var planerat under mötet.

Vi vet att möten är en stor tidstjuv och vi är många som skulle vinna på att hålla mer effektiva och konstruktiva möten.

Tänk på det här innan du bokar ditt nästa möte:

1. Bestäm om du verkligen behöver ännu ett möte. Syftet med ett möte är att diskutera och utbyta idéer och kunskap, och komma fram till en slutsats om nästa steg. Med detta sagt, innan du ordnar ett möte, besluta om ett e-postmeddelande eller en kortfattad rapport kan göra jobbet.

Att dra ner på möten kommer inte bara bidra till att du blir mer tidseffektiv - det kommer också göra att de möten du är med på känns mer nödvändiga och viktiga.

2. Förbered syftet med mötet. Du kan inte hålla ett effektivt möte om du inte vet syftet. Det behöver inte vara alltför specifikt, men inte för omfattande heller. Kommunicera målsättningen med mötet från början. Led samtalen och diskussionerna mot denna målsättning.

När det inträffar ”möten i mötet” påminn deltagarna om målsättningen och syftet och styr in diskussionen på rätt spår igen. 

3. Skicka ut en dagordning för mötet. För att få ut det mesta av ett möte behöver du ge dem som är med på mötet en dagordning, som innehåller en kort beskrivning av syftet, saker som ska tas upp och vem/vilka som förväntas att tala om vad.

Skicka dagordningen några dagar före ett schemalagt möte - så att alla har tid att bekanta sig med den - och ställa eventuella frågor.

4. Starta i tid. Inled mötet i tid, oberoende av antalet frånvarande mötesdeltagare. Straffa inte de som kommit i tid genom att låta dem invänta sena deltagare. Berätta för eftersläntrare att de kan få information om vad de missat senare.

Detta sätter standarden för framtida möten och kan uppmuntra människor att komma i tid framöver. 

5. Håll tempot uppe. Ha en lista med frågor klar som sätter fart på kreativiteten och tankeverksamheten. Kom ihåg att hålla tempot uppe under mötet. Kör diskussionen fast, testa några av dessa frågor: 

På vilket sätt kan vi genomföra det? 
Var har det fungerat tidigare? 
Finns det några bevis som styrker det som har sagts? 
Hur börjar vi?
Hur driver vi det vidare? 
Har den idén några begränsningar? 

6. Prova att stå upp. Vissa organisationer har möten där alla står upp. Eller till och med joggar under möten. Tanken är att kroppen och hjärnan arbetar mer effektivt när man står upp. Dessa möten kan få snabbare resultat eftersom det är lättare att tänka på stående fot. 

7. Gör anteckningar och skriv ner åtgärder. Be någon i god tid innan mötet startar att föra protokoll under mötet, så att ni har koll på vad som har sagt och bestämts.

8. Nästa möte. Om det går, bestäm datum för nästa möte så att alla har samma möjlighet att titta i sina kalendrar och scheman. Se till att alla får tillräckligt med tid för projekt och uppdrag som ska genomföras. Skriv ner åtgärder som ska göras så det inte finns några frågetecken efteråt.

Sammanfattning: Det första steget till att ha effektiva möten är att avgöra om ett möte verkligen är nödvändigt. Om det är det måste du i förväg ha en klar uppfattning om vem, vad, var, när och varför mötet ska hållas. Under själva mötet bör du och de som är med på mötet göra anteckningar om vad som diskuteras och vilka åtgärder som ska göras och av vem. Sammanfatta sedan mötet i slutet och belys de viktigaste åtgärdspunkterna. 

Nio miljoner människor har lärt sig att sätta mål och bli mer effektiva i en kurs hos Dale Carnegie. Nu kan det bli din tur. Platserna till vår Preview släpps nu och det är först till kvarn som gäller. In och anmäl dig direkt!