-
 

Så ger du kritik på ett proffsigt sätt

Att kunna ge feedback, eller återkoppling, är en viktig förmåga för den ledare som vill ha medarbetare som utvecklas och är engagerade i sina arbetsuppgifter.

Men en studie gjord av industriforskaren Simon Elvnäs visar att chefers uppfattning om hur bra de är på att ge sina medarbetare feedback ligger långt ifrån verkligheten.

Vissa chefer trodde att de ägnade hela 40 % av sin tid till att ge feedback, men i själva verket lade de bara ner 0-2 % av sin tid till att ge sina medarbetare återkoppling om vad de gör bra och vad som kan fungera bättre.

En viktig del i att vara en ledare är att ge medarbetare som inte presterar på en tillfredsställande nivå konstruktiv feedback, men även att uppmuntra och visa uppskattning för saker som fungerar väl.

Det här är ingenting som bara ska ske under det årliga utvecklingssamtalet, nej, feedback och beröm behöver ges varje dag - året om. Att leda efter devisen, "Så länge jag inte säger något till dig tycker jag att allting fungerar bra", är som bäddat för missförstånd och brist på engagemang.

När du ska ge kritik kan det vara frestande att gå rakt på sak och säga att: "Det här är inte tillräckligt bra" eller "Här är vad du gjorde fel, och så här gör du för att fixa det”. Är vi tillräckligt frustrerade eller upprörda, säger vi kanske till och med saker vi tänker, men som förmodligen inte bör sägas högt.

Lyckligtvis finns det bra sätt att ge konstruktiv feedback på, både för att korrigera misstag och uppmuntra till utveckling och fortsatt bra prestationer.

Här är några tips om hur du skapar engagemang och ger konstruktiv feedback på ett positivt sätt.

Säkerställ att din feedback är konstruktiv
Om ditt motiv är att bygga din egen självkänsla genom att förringa någon annan eller dölja dina egna misstag genom att lägga skulden på en kollega… stopp! 

Om du däremot är en ledare som erkänner dina egna fel snabbt och eftertryckligt kommer ditt team att bli mer välvilligt att göra det också.

Som ledare kan du också bli ansvarig för fel som kanske inte har gjorts av dig, men av dina medarbetare. Att ta ansvar för dessa skapar tillit, visar på karaktärsstyrka och det gör att det även blir lättare för dig att ge konstruktiv feedback, och för dina medarbetare att få feedback, i framtiden.

Ta tag i situationen så snart den dyker upp
Då vi kanske inte riktigt vet hur vi ska formulera oss, eller är rädda för hur den andra personen ska reagera, väntar vi ofta med att ge kritik. Det här kan göra att situationen förvärras och istället når oacceptabla proportioner.

Agera därför tidigt medan situationen är aktuell och din och den andra personens reaktion är hanterbar.

Ha den attityd och det agerande du vill att den andra personen ska ha
Om du talar tyst och lugnt är sannolikheten större att den andra personen kommer att göra likadant. Om du ser felet som litet och enkelt att rätta till kan den andra personen inta samma attityd.

Håll diskussionen privat
Säg eller gör inte något som kan få personen att känna sig generad eller tappa ansiktet inför andra. Ge beröm inför andra – ge kritik enskilt.

Börja med det som är positivt
Du kan alltid hitta något positivt att säga - även om du ska prata om ett uppdrag som har misslyckats. Börja med vad som har fungerat för att öppna upp dialogen med personen. Övergå sedan till feedback med ordet och istället för men.

Skilj på sak och person
Fokusera på problemet eller misstaget, inte på personen. Undvik att sätta en negativ etikett eller egenskap på personen genom att t.ex. säga: "Varför var du så slarvig med statistiken?" Uttryck dig hellre så här: "Statistiken på den här sidan behöver uppdateras och bli tydligare."

Få felet att verka enkelt att rätta till
Om du säger: "Fixa det här och var beredd på att det kommer att behövas en hel del arbete", upplevs det du säger både som nedslående och överväldigande.

Uppmärksamma istället tidigare händelser som har varit krävande, säg att du är övertygad om att din medarbetare kan göra samma insats den här gången också. Gör dig tillgänglig och se till att medarbetaren känner att de kan komma till dig när som helst om de behöver hjälp.

Kom också ihåg att alltid avsluta på ett vänligt sätt och att ni båda lämnar samtalet med en bra känsla.