-
 

shutterstock_446643118

Sju råd om hur du ger feedback på ett proffsigt sätt

Att kunna ge feedback, eller återkoppling, är en viktig förmåga för den ledare som vill ha medarbetare som utvecklas och är engagerade i sina arbetsuppgifter. Men en studie gjord av industriforskaren Simon Elvnäs visar att chefers uppfattning om hur bra de är på att ge sina medarbetare feedback ligger långt ifrån verkligheten.

Vissa chefer trodde att de ägnade hela 40 % av sin tid till att ge feedback, men i själva verket lade de bara ner 0-2 % av sin tid till att ge sina medarbetare återkoppling om vad de gör bra och vad som kan fungera bättre.

En viktig del i att vara en ledare är att ge medarbetare som inte presterar på en tillfredsställande nivå konstruktiv feedback, men även att uppmuntra och visa uppskattning för saker som fungerar väl.

Feedback och beröm behöver ges varje dag

Det här är ingenting som bara ska ske under det årliga utvecklingssamtalet, nej, feedback och beröm behöver ges varje dag - året om. Att leda efter devisen, "Så länge jag inte säger något till dig tycker jag att allting fungerar bra", är som bäddat för missförstånd och brist på engagemang.

Många chefer och ledare tänker sällan på att de behöver utveckla förmågan att ge konstruktiv feedback - man ser helt enkelt inte potentialen i det. Ändå stöter vi regelbundet på situationer som behöver uppmärksammas och rättas till.

Ett dåligt försök att ge feedback kan till och med förvärra situationen som var avsedd att förbättras.

När du ska ge kritik kan det vara frestande att gå rakt på sak och säga att: "Det här är inte tillräckligt bra" eller "Här är vad du gjorde fel, och så här gör du för att fixa det”. Är vi tillräckligt frustrerade eller upprörda, säger vi kanske till och med saker vi tänker, men som förmodligen inte bör sägas högt.

Lyckligtvis finns det bra sätt att ge konstruktiv feedback på, både för att korrigera misstag och uppmuntra till utveckling och fortsatt bra prestationer.

Här är sju tips om hur du skapar engagemang och ger konstruktiv feedback på ett positivt sätt.

Identifiera styrkor. Identifiera något positivt, en styrka, som du ser hos en medarbetare. Låt honom/henne veta varför den styrkan är viktig och relevant. Det gör att din medarbetare känner sig uppmuntrad, ser att du uppmärksammar framsteg och att han/hon närmar sig uppsatta mål - både egna och företagets. 

Ta tag i situationen så snart den dyker upp. Då vi kanske inte riktigt vet hur vi ska formulera oss, eller är rädda för hur den andra personen ska reagera, väntar vi ofta med att ge kritik. Det här kan göra att situationen förvärras och istället når oacceptabla proportioner.

Agera därför tidigt medan situationen är aktuell och din och den andra personens reaktion är hanterbar.

Ha den attityd och det agerande du vill att den andra personen ska ha. Om du talar tyst och lugnt är sannolikheten större att den andra personen kommer att göra likadant. Om du ser felet som litet och enkelt att rätta till kan den andra personen inta samma attityd.

Håll diskussionen privat. Säg eller gör inte något som kan få personen att känna sig generad eller tappa ansiktet inför andra. Ge beröm inför andra – ge kritik enskilt.

Börja med det som är positivt. Du kan alltid hitta något positivt att säga - även om du ska prata om ett uppdrag som har misslyckats. Börja med vad som har fungerat för att öppna upp dialogen med personen. Övergå sedan till feedback med ordet "och" istället för "men":

"Rapporten du har skrivit är mycket strukturerad, men den skulle vara ännu mer effektiv om avsnittet om tidsplanen var mer detaljerad".

"Rapporten du har skrivit är mycket strukturerad och den skulle vara ännu mer effektiv om avsnittet om tidsplanen var mer detaljerad”.

Hör du skillnaden?

Skilj på sak och person. Fokusera på problemet eller misstaget, inte på personen. Undvik att sätta en negativ etikett eller egenskap på personen genom att t.ex. säga: "Varför var du så slarvig med statistiken?" Uttryck dig hellre så här: "Statistiken på den här sidan behöver uppdateras och bli tydligare."

Få felet att verka enkelt att rätta till. Om du säger: "Fixa det här och var beredd på att det kommer att behövas en hel del arbete", upplevs det du säger både som nedslående och överväldigande.

Uppmärksamma istället tidigare händelser som har varit krävande, säg att du är övertygad om att din medarbetare kan göra samma insats den här gången också. Gör dig tillgänglig och se till att hen kan komma till dig när som helst om hen behöver hjälp. Kom också ihåg att alltid avsluta på ett vänligt sätt och att ni båda lämnar samtalet med en bra känsla. 

Bonustips! Avsluta era veckomöten med "solsken". Dvs. låt medarbetarna berömma och lyfta varandra och ge uppskattning för saker som har hänt under veckan. Förutom att mötet får en positiv eftersmak får alla träna på att uppmärksamma och bekräfta andra, vilket är en viktig ledaregenskap på dagens arbetsplatser. Att få uppmuntran från sina kollegor ger självförtroendet en puff framåt.