5 steg för en lyckad teampresentation

Idag är det vanligt att vi håller föredrag och presentationer tillsammans med andra personer. För att dessa typer av presentationer ska vara effektiva behöver alla i teamet finslipa sin presentationsteknik och sin förmåga att förbereda sig. Professionella presentationer innebär noggrann planering, smidiga övergångar, logisk ordningsföljd av föremål som presenteras och förmågan att skapa ett sammanhållet professionellt innehåll. Här är fem steg du och ditt team bör följa för att göra en lyckad presentation.

1. Fånga uppmärksamheten direkt

Det ska inte vara några tveksamheter i inledningen. Inga fraser för att ”värma upp” publiken. Väck nyfikenhet och skapa spänning redan i den första meningen. Inledningen anger tonen för hela presentationen. Se till att planera ert tema noggrant och leverera sedan ett häpnadsväckande uttalande med hjälp av statistik, ett föremål, fakta, en analogi eller ett löfte. Eller skapa engagemang genom att be publiken räcka upp handen. Publiken vill bli informerad, bli intresserad. Låt det därför inte vara den andra meningen eller den tredje som fångar publikens intresse. Låt det vara den första.

2. Introducera teamet

Efter er inledning, ta en snabb blick på agendan och introducera sedan alla personer i teamet. Det finns två olika sätt ni kan introducera teamet på. En person i gruppen kan kortfattat introducera varje person i teamet och deras respektive roll i projektet, eller så kan varje person kortfattat ange sitt namn och vad hans eller hennes roll har varit, eller kommer att vara, i projektet. Även om introduktionen är kort och sällan överskrider en minut kräver den omsorgsfull förberedelse. Introduktionen ska informera om talarens ämne, personens kvalifikationer för att tala om ämnet och talarens namn. Introduktionen bör med andra ord ”sälja in” både ämnet och talaren till publiken.

Kroppsspråket och var du står är viktigt när du håller en presentation ensam, men det är ännu viktigare när du står och presenterar tillsammans med andra. Ett bra råd är att ni står axel mot axel. När introduktionen är klar, då kan den som ska tala ta ett kliv framåt, alternativt att övriga i gruppen går åt sidan. Kom ihåg att ni som inte talar fortfarande ska stå nära varandra.

3. Under presentationen

Titta gärna på den som talar och nicka bekräftande när din kollega säger något viktigt. Allt fokus ska vara på den som talar och på publiken – inte på dina anteckningar. Kom ihåg att le lite också.

4. Överlämning

En del av era förberedelser inför presentationen bör gå till att planera överlämningar till nästa talare. En dålig överlämning kan dämpa flödet i presentationen och i värsta fall förvirra publiken. För att underlätta övergången mellan personerna i teamet bör ni hålla en strikt tidsram för varje talare och använda verbala signaler som tyder på att det är dags för nästa talare. Exempel: ”Under den närmsta minuten kommer ni få veta hur rapporten kommer att användas på våra olika avdelningar och hur det i praktiken kommer att fungera för er”. Som presentatör, se till att du lyssnar så att du hör de verbala signalerna, som ”rapporten” i det här fallet.

5. Frågestund i en teampresentation

En effektivt genomförd frågestund kommer att lämna ett bestående och positivt intryck på de som lyssnat. Det är viktigt i en teampresentation att planera och förbereda sig inför frågestunden. Sätt av lite tid före presentationen till att bestämma vilka frågor/ämnen som ska besvaras av vem i teamet. Bestäm också ett tecken/en verbal signal som visar när du har svarat klart och att det är okej för de andra i teamet att komplettera svaret på frågan.

6. Avsluta övertygande

Slutet är många gånger presentationens mest strategiska punkt. Det är därför viktigt att ni avslutar er presentation så att den kulminerar mot slutet. Ni står i begrepp att göra ett sista intryck på publiken. Avslutningen kommer att förstärka det budskap ni vill att er publik ska komma ihåg. Välj ut en person i teamet som ska hålla i avslutningen och kom ihåg att det är det ni säger sist är troligen det publiken kommer ihåg längst.

a

a