7 steg för att hitta ”roten till det onda” och lösa problemet

En av huvuduppgifterna som ledare är att hantera och lösa problem. Det kan vara osämja mellan teammedlemmar, återkommande förseningar av viktiga leveranser eller att hantera sista-minuten-förfrågningar från kunder, det kommer alltid att finnas frågor som kräver svar och beslut som måste tas.

Hemligheten med att på ett effektivt och kompetent sätt lösa problemen är att ha en strategisk metod. Det ger oss steg att följa så vi själva kan hantera känslan av stress och oro som kan komma med stora beslut.

Testa de här stegen nästa gång du stöter på ett problem. Din uppföljning blir dessutom enklare då du kan följa tillvägagångsättet steg för steg.

Definiera problemet
Innan du kan ta itu med ett problem är det nödvändigt att förstå det. Så första steget är att kortfattat och tydligt beskriva vad problemet är. Undvik att skuldbelägga någon, hitta ursäkter eller föreslå en lösning. Ett framgångsrikt sätt kan vara att du ber berörda personer beskriva sin uppfattning av problemet. Det blir enklare för dig att sortera och bara lägga fram fakta om problemet.

Förstå grundorsaken, “roten till det onda”
Om inte grundorsaken till problemet kan hittas så kommer lösningarna som prövas i bästa fall fungera som ett plåster. Det är därför som Dale Carnegies första regel för problemlösning är att lägga fram alla fakta. Som han skrev i Sluta oroa dig och börja leva, ”Varken jag eller Einstein är smarta nog att ta ett intelligent beslut för något problem utan att först ha alla fakta.” Med andra ord, dra inte förhastade slutsatser utan analysera varje konsekvens och se vart de går samman.

Gör en lista med möjliga lösningar
Använd din fantasi — ingen idé är för knasig! Brainstorma genom att skriva ner allt och inget som skulle kunna bidra till att lösa problemet (de allra galnaste idéerna kanske i alla fall kan få dig att dra på smilbanden). Sätt tidspress på dig själv, ge dig fem minuter att skriva ner så många lösningar som du kan komma på. Släpp pennan, och gå några rundor kring rummet. Kom därefter tillbaka och se vad vilka andra möjligheter du kan komma på.

Välj en lösning – den bästa möjliga
Tänk igenom och finjustera din lista med tänkbara lösningar. I den här processen kan du också gradera för- och nackdelar med olika alternativ, stämma av med beslutsfattare och intressenter, eller jämföra med lösningar från tidigare, liknande situationer. Bestäm dig för en lösning! Den du ser är genomförbar med de resurser och förutsättningar ni har just nu.

Sätt mål för genomförandet av lösningen
För att kunna utvärdera hur effektiv metoden varit, behöver du sätt att mäta själva effekten. Det kan du dels göra genom regelbundna avstämningar av kritiska hållpunkter och i dialog med berörda parter, tillsammans med specifika mål för viktiga ansvarsområden.

Genom att definiera målen innan genomförandet och tydliggöra för alla som är involverade, exakt vad det är vi vill uppnå, ökar sannolikheten att lyckas.

Implementera lösningen
Du har samlat in all fakta och gjort en plan, så nu är det dags att komma till skott! Starta genomförandet och följ dagligen upp resultaten längs vägen. Det är de små stegen som tar dig framåt och med ett dagligt fokus är det lätt att justera och bekräfta att du gör framsteg.

Reflektera över resultaten
När implementationen av den utvalda lösningen är gjord, tänk tillbaka på målen ni satte upp i det femte steget. Utvärdera om dessa mål är uppnådda eller inte, och om de inte är det, försök att förstå varför. Om problemet är löst (eller om det går åt rätt håll) grattis! Om saker inte riktigt har fungerat som du hoppats på, gå igenom cykeln igen, lägg till information som tillkommit under resans gång, och välj en annan typ av lösning. Väldigt få av oss lyckas få allting rätt på första försöket, och det är just därför som den här metoden att lösa problem är cyklisk!