Är tidshantering en myt?

Har du många gånger känslan av att du haft en hektisk dag men när det är dags att gå hem känns det som om du inte gjort någonting alls? Då behöver du kanske bli mer organiserad och bättre på att planera.

De här tipsen hjälper dig att öka din produktivitet och minimera dina tidstjuvar.

  1. Inse att tidshantering är en myt. Hur organiserad du än är, är det alltid 24 timmar på ett dygn. Tiden ändrar sig inte och kommer aldrig att göra det. Det enda du faktiskt kan förändra är dig själv och det du gör med din tid.
  2. Ta reda på vad du slösar tid på. Vilka är dina tidstjuvar? Är det så att du lägger för mycket tid på att surfa på nätet, läsa mejl, eller ringa privata samtal? Att kartlägga och skriva ner vad du gör med tiden på dagarna är ett bra sätt att ta reda på vad du faktiskt lägger din tid på. Och här är det viktigt att du skriver upp allt. Och att du är helt ärlig.
  3. Sätt tidsbestämda mål. Kom ihåg att tidshantering handlar i huvudsak om att du förändrar ditt beteende, inte tiden. Börja med att minska ner på dina eventuella privata ärenden du gör på din arbetstid. Du kan till exempel pröva att under en vecka inte ta emot privata samtal på arbetstid. Varför inte ta dem under en lunchpromenad?
  4. Använd verktyg för tidshantering. Det första steget till att hantera din tid, antingen du använder en kalender i pappersform eller på datorn, är att ta reda på vad du gör med tiden idag. Och att bestämma vad du ska göra med den framöver. I till exempel Outlook kan du schemalägga dina aktiviteter och få påminnelser en tid i förväg, vilket underlättar din tidshantering.
  5. Var hård när du prioriterar. Börja varje morgon med att prioritera de saker du behöver hantera under dagen. Om du har 20 saker på din ”Att-göra-lista” – hur många av dem behöver du verkligen genomföra?
  6. Lär dig delegera. Det finns ingen anledning att du ska köra en enmansshow och göra allting själv. För att du ska få effektiv tidshantering behöver du låta andra människor avlasta dig.
  7. Sätt upp rutiner, och följ dem. Om en kritisk situation uppstår kommer du vara betydligt mer produktiv om du har fasta rutiner.
  8. Ha för vana att alltid sätta ett datum på när uppgifter ska vara klara. Att läsa och svara på mejl kan, om du tillåter det, ta upp hela din dag. Sätt av en timme om dagen till att läsa och svara på e-post. Ta även bort funktionen som visar, eller plingar till, när du får nya mejl. Annars kan frestelsen bli för stor att läsa mejlen direkt.
  9. Organisera din dator. Tar det lång tid för dig att hitta filer och dokument i din dator? Sätt av tid till att göra ett väl organiserat mappsystem. Det kommer att spara tid och underlätta när du ska ta fram dokument.
  10. Vänta inte. Ibland behöver vi vänta på någon eller någonting. Det kan vara allt från kundmöten till tandläkartider. Men du behöver inte bara sitta och rulla tummarna. Ta med dig någonting du kan göra under tiden du väntar. Dagens teknik gör det möjligt för dig att arbeta i princip var som helst. Du kan till exempel läsa en rapport, skicka mejl, ringa kunder och boka in möten eller börja skriva ner idéer för kommande aktiviteter.

Du kan ta kontroll och bli mer organiserad och produktiv – när du inser att tidshantering är en myt och att det enda du kan hantera är dig själv och hur du väljer att spendera din tid.

Fokusera inte på vad du inte har hunnit göra, det gör dig bara ännu mer stressad. Tänk istället mer på vad du faktiskt har gjort under dagen. Jobba bara med en sak i taget och avsätt tid för att jobba sammanhängande med en uppgift åt gången, det gör dig mer effektiv.

Det finns ett gammalt talesätt som säger att, om du vill ha hjälp med någonting så gå till någon som har mycket att göra. Och visst ligger det något i det. Den som har ont om tid och samtidigt får mycket gjort visar på en bra planeringsförmåga.

 

Ta kontroll över din tid och din dag

Tid, kvalitet och kostnad är i ständig konflikt med varandra. Hur ska vi prioritera? Här får du fler praktiska tips som hjälper dig hantera de små problemen som lätt kan förstöra din arbetsdag