Att Teams är på plats är ingen hybridlösning!
I den här artikeln läser du om:
- Vad medarbetare själva säger blir viktigt framöver
- Vad nya undersökningar säger om hybrida arbetsplatser
- 5 Konkreta råd för ledare som vill lyckas med en hybrid arbetsplats
- Kort sammanfattning och tankar om vägen framåt
Involvera och kommunicera tydligt
Det som började som en nödvändighet, ses idag som en möjlighet till en effektiv, sund och hållbar arbetsplats. På senaste tiden känns det som om ”alla” pratar om den hybrida arbetsvardagen. Jobb hemifrån, från stugan eller på resande fot i kombination med fysiska möten, och gärna på flexibla arbetstider.
En undersökning av McKinsey gjordes 2020/2021, med över 5000 medarbetare från olika branscher och delar av världen, för att fånga upp vilka trender som kommer att vara viktiga framöver. Den visade att hybrida arbetsplatser är något som kommit för att stanna.
Av de tillfrågade i Europa svarade 66% att de troligen kommer att jobba minst två dagar i veckan hemifrån, och det verkar som om det är ett krav för många. Hela 26% sa att det är ”mycket” eller ”ganska” troligt att de kommer byta arbete om de alltid behöver vara på kontoret.
Som ledare måste vi agera för att möta den nya vardagen, engagera och behålla medarbetare – och det är bråttom.
Enligt samma undersökning är det särskilt en sak som medarbetare behöver från sina ledare nu: tydlig kommunikation och involvering. Oklara besked och osäkerhet om arbetssituationen visade sig leda till ökad stress och sämre produktivitet.
Medarbetare som kände att de hade fått tillräcklig information om hur arbetsvardagen skulle se ut framöver, var i genomsnitt fem gånger så produktiva jämfört med de som inte tyckte att de fått tillräcklig information.
Dessvärre visar också undersökningen att bara ett av tre företag kommunicerar sin vision för hur den hybrida arbetsdagen ska se ut, tillräckligt bra, enligt sina egna medarbetare.
Hur designar vi den perfekta hybridlösningen?
Det finns endast lite litteratur om hybrida arbetsplatser ännu, men Lynda Gratton, professor på London Business School och ledare för Future of Work Consortium, där toppledare i över 100 företag är med i undersökningar för att fånga upp framtida trender i arbetslivet, skrev en artikel i Harvard Business Review ”Doing Hybrid Right”.
Baserat på nyligen gjorda undersökningar påvisar hon fem viktiga element för att lyckas med den ofrånkomliga hybrida arbetsplatsen.
- Identifiera vilka uppgifter som varje medarbetare utför och vad varje uppgift kräver i form av energi, tid och koordination. Tänk igenom på vilket sätt dessa uppgifter påverkas av att kunna jobba var som helst och när som helst. Poängen är att vissa uppgifter kräver att vi är synkroniserade vad gäller antingen tid eller plats eller båda delar, vissa inte.
a - När du ska designa en hybridlösning, ta reda på vad varje person behöver och önskar, och se till att övriga medarbetare har förståelse för dessa. Medarbetarenkäter kan vara ett bra sätt att få veta mer om vilka individuella önskningar som finns gällande utformning av arbetsplatsen.
a
- Hitta lösningar för att koordinera projekt och samarbeten när inte alla är på samma plats, vid samma tidpunkt. Använd tekniska lösningar eller ändra sättet att driva projekt på, och vem som ska driva det. Jim Jeane, CEO i Steelcase föreslår förändringar av kontorslandskapet för att team ska kunna skapa hybridsamarbeten, som ett av de viktigaste greppen för att lyckas med en strategi.
a
- Avslutningsvis lyfter Lynda Gratton fram vikten av att välja en hybridlösning som uppfattas som rättvis och inkluderande för alla.
Så vad betyder detta i praktiken?
Vad behöver du som ledare göra?
Ingen kan säga hur den perfekta lösningen för en hybrid arbetsplats ser ut. Det behöver företagen själva komma fram till, baserat på behov, utmaningar och miljö. Några råd på vägen:
- Förstå dina medarbetare
Detta kan inte nog poängteras. Fråga, lyssna, visa intresse och fråga igen. Det är inget mål i sig själv att införa hybrida arbetsplatser. Det är en möjlighet att skapa förutsättningar för att varje medarbetare ska ha en så bra arbetsvardag som möjligt, där de trivs och kan prestera bra. Det kräver att du känner till dina medarbetares individuella behov och hur deras arbetsuppgifter kan lösas på bästa sätt.
a - Involvera alla i strategin
När du har bättre förståelse för dina medarbetares behov, börjar processen med att konkretisera en strategi för hur den hybrida arbetsplatsen ska se ut. Hur ska processer koordineras och uppgifter lösas? Ska det finnas obligatoriska kontorsdagar? Hur flexibel ska arbetstiden vara? På vilket sätt ska vi kommunicera? Alla dessa frågor måste besvaras, men du ensam, ska inte svara på dem.
a
Som vi nämnt är involvering i utformningen av strategin väsentligt för att medarbetare inte ska känna stress och missnöje, så försök att involvera så många som möjligt i processen, och var tydlig och öppen när den nya strategin kommuniceras.
a - Få ut det bästa av videomöten och andra digitala kommunikationskanaler
Det räcker inte med att bara installera Teams, Zoom och Skype och andra tjänster när vi ska samarbeta på distans. Om det ska vara någon nytta med digitala verktyg behöver de vara ett minst lika bra alternativ till det de ersätter, och helst tillföra något extra.
a
Att driva engagerande videomöten, med kollegor eller kunder, kräver att vi är medvetna om hur vi framstår idag, att vi har kunskap om vilka möjligheter som finns i de olika verktygen, och inte minst, en helt annan kommunikationsstil och andra kommunikationsfärdigheter än de vi klarat oss med tidigare.
a - Låt inte en flexibel arbetsplats gå ut över en vinnande kultur
Kulturen på en arbetsplats kan vara en konkurrensfördel eller något som håller företaget tillbaka. I Google-undersökningen ”Project Aristotle” lyftes psykologisk trygghet som den enskilt viktigaste faktorn för att ett team ska prestera bra. Psykologisk trygghet ger större utrymme till att vara sig själv, komma med idéer eller säga ifrån om något inte är bra.
a
Att upprätthålla eller skapa en kultur med psykologisk trygghet känns som en självklar uppgift för ledare, också när arbetsvardagen och sättet vi förhåller oss till kollegor förändras.
a
En nyckelfaktor till att skapa en digital kultur med psykologisk trygghet och upprätthålla gemenskapen är att tillbringa tid tillsammans och låta kollegor lära känna varandra på ett mer personligt plan. Digitala fikastunder, gemensamma luncher och att använda chattfunktioner, är exempel på sätt att bygga en vinnande kultur, där det är högt i tak och alla jobbar i samma riktning, från olika håll.
aa - Var uppmärksam på den ökade pressen som flexibilitet kan leda till
Ökad frihet kan paradoxalt nog också leda till ökad stress. Många av oss är fortfarande i inlärningsfasen för hur vi bäst strukturerar arbetsvardagen med hemmakontor och flexibel arbetstid. Att känna att du underpresterar när du i teorin kan forma din egen arbetsvardag som vill, kan kännas extra tufft, och med den utmanande tiden vi haft (har), är skuldkänslor det sista medarbetare behöver.
a
Det är viktigt att du som ledare visar förståelse för att det kan ta tid för vissa att hitta den rätta balansen, vara uppmärksam och ställa frågor om du misstänker att någon kämpar med att hantera ökad stress. Det är viktigt att hybridstrategin och det som du själv säger går hand i hand, för att undvika att du blir källan till att dina medarbetare känner extra press.
a
Med andra ord, undvik oskyldiga kommentarer som ”Kort dag i dag också, Anna”, ”Gick det bra på hemmakontoret i går, Oskar?” och liknande, om du inte vet helt säkert hur personen kommer att ta det.
Involvera, gör och gör om igen
Det vi ser idag gällande hybrida arbetsplatser är ett globalt experiment och det finns fortfarande fler frågor än svar. Det betyder att du och jag och alla andra kommer att göra fel, lära oss, försöka igen och göra fel igen, i våra försök att optimera arbetsplatsen för oss själva och våra medarbetare.
Något som är tydligt är att involvera medarbetare för att göra en konkret strategi för en hybrid arbetsplats som är rättvis och tar höjd för individuella behov, inte bara är viktigt – det är bråttom.
I programmet Kommunikation och ledarskap arbetar du hela tiden med att skapa tillit och relationer, samarbeta över gränser och motivera andra till förändring. Läs mer om processen och se hur den kan hjälpa dig att nå dina mål, HÄR.
