10 Tips för chefer när teamet är utlokaliserat

Medarbetare som jobbar hemifrån i dagsläget jämfört med 10 år sedan har ökat kraftigt, och med Coronavirusets fortsatta spridning är det sannolikt att än fler kommer att göra det.

För att kunna behålla affärer och driva företag vidare, kommer många att jobba full tid även om de jobbar hemifrån, så vad är då de bästa sätten för ledare att säkerställa att medarbetare fortsätter att vara motiverade och engagerade?

Som del av ett globalt företag med över 100 Dale Carnegie kontor över hela världen, med varierande inverkan av virusspridningen, märker vi också här i Sverige effekterna det får på vår egen verksamhet och för våra kunder. Vi har medarbetare i olika städer och vissa som jobbar hemifrån, och vi hjälper även andra företag att leda virtuella team på ett anpassat och framgångsrikt sätt.

Våra tio bästa tips för hur vi kan få ut det bästa med team på distans

1. Var förberedd – Om medarbetare behöver jobba hemifrån, säkerställ att de har rätt resurser. Det finns inget värre än att inte kunna göra jobbet för att du inte har rätt verktyg. Kanske tillhandahålla IT-support, eller betala för utgifter som uppkommer i samband med arbete hemifrån.

2. Tänk på att jobba säkert med data och information – Använd inte öppna nät i arbetet, de är lätta att hacka. Här är några IT-råd från EU

3. Fastställ tydliga riktlinjer – När vi arbetar hemifrån finns en risk att vi glider in i andra arbetstidsvanor och förväntar oss att andra också gör det. Var tydlig med när du förväntar dig att de ska vara tillgängliga, till exempel att mejl till kunder ska bli besvarade inom xx timmar, interna mejl ska besvaras inom xx timmar. Brådskande frågor hanteras via sms, chat eller telefonsamtal.

4. Fokusera på att fullfölja uppgifter, snarare än antal arbetade timmar – Utan kontorets ”störande moment” blir sannolikt arbetet gjort snabbare, så istället för att förvänta att medarbetare sitter vid sitt skrivbord mellan 8 och 5, säkerställ att alla förstår vilka uppgifter /leveranser de behöver arbeta med. Då kan alla slappna av lite genom att veta att arbetet de gör är värdefullt.

5. Håll kontakten – Vissa personer som arbetar hemma kan känna sig isolerade, särskilt om de bor ensamma. Ha regelbunden kontakt och inte bara via mejl. Distans bör inte betyda ensamhet.

6. Hitta tid för samtal – Allt kretsar inte runt arbete, att jobba på kontor bygger vänskap och kultur. För människor som jobbar hemifrån, även de som aldrig skulle vilja jobba på kontor igen, är det vänskapen och småsaker som dagliga nyheter och att ”skvallra” lite som vi saknar. Vi är sociala varelser, så hitta tid till att prata om annat än arbetet när ni pratar, för att upprätthålla trivsel och välmående i teamet. Skapa en team/social what´s app-grupp så att andra kan fortsätta att dela nyheter och annat.

7. Gör din online-kalender tillgänglig – Låt ditt team få veta när du har möjlighet att hjälpa eller prata genom att låta dem se din kalender online. Kanske du kan avsätta vissa tider varje dag, eller några gånger i veckan när du alltid är tillgänglig.

8. Använd tekniken – Schemalägg regelbundna möten genom att använda videoteknik. En bild är värd mer än tusen ord, och vi bygger ofta starkare relationer genom interaktioner ansikte-mot-ansikte, och videotekniken gör det möjligt att uppfatta icke-verbal kommunikation som hjälper oss att behålla viktiga relationer, och plocka upp viktiga signaler om hur någon verkligen mår.

9. Skicka uppmuntran – Det är enkelt, bara för att någon jobbar hemifrån, behöver det inte betyda att de ska sakna fördelarna med kontorstillvaron. Och vem skulle inte bli glad och motiverad av att få en godbit eller liknande hemskickat.

10. Var en kompis – Om någon jobbar hemifrån, men andra fortfarande är på kontoret, håll kontakten via länk och låt någon/några ha ansvaret för att dela senaste nytt om verksamheten, så att alla är uppdaterade och att ingen känner sig utanför.

Och kom ihåg:
• Företag som tillåter distansarbete har 25% lägre personalomsättning (Owl Labs)
• 86% tycker att det mindre stressande att jobba hemifrån (Flex Jobs)
• 65% tycker att de jobbar bättre hemma (Flex Jobs)