4 Konkreta tips för digitalt ledarskap som engagerar ditt team

Precis som för vilket möte som helst måste vi ha ett syfte med mötet för att det ska vara meningsfullt. Och för att den digitala mötesplatsen ska kännas engagerande och uppmuntra till aktivt deltagande behöver den som leder mötet ha följande punkter i åtanke:

1. Välkomna och inkludera personerna i mötet

Du spelar en viktig roll som ”host” eller ordförande för mötet. Börja med att se till att välkomna alla med deras namn när de går med i samtalet. Det kan låta banalt, men att få bekräftelse på att man lyckats logga in och ”syns” är bra. ”Välkommen Sara, tack för att du tar dig tid för det här mötet. Och Anders, välkommen! Vi ser fram emot att höra om utfallet du fått”.

Att använda människors namn ger dem en känsla av inkludering och är helt enkelt trevligt. Ibland deltar vissa personer per telefon och då dyker inte nödvändigtvis namnet upp i deltagarrutan/listan. I så fall fråga bara vem som är med via telefon idag, så att du kan själv ändra till namnet.

Kom också ihåg att nu när vi är många som arbetar hemifrån, är det skönt att se andra personer. Starta i alla fall era digitala möten med video på, för att därefter be den som pratar att ha den på, för det bidrar också till en positivare känsla.

2. Väck intresset och planera för framgång

Mötets inledning är precis som för alla andra presentationer – det som ska bryta sig igenom alla deltagares tankar, distraktioner och väcka intresse. Oftast är vi fullt upptagna med saker i vår egen värld när vi går in i mötet och den som leder mötet behöver hitta ett sätt att bryta igenom röran och få alla fokuserade. Det krävs en distinkt inledning som fångar allas uppmärksamhet. Den hjälper oss också som mötesledare att behålla fokus, för det är lätt att vi själva blir distraherade av all multitasking, när vi loggar in i digitala möten. Ha inte tilltro till slumpen – planera för framgång istället. Inledningar som kan fungera:

• En fråga som alla får skriva svar i chatten på
• En intressant artikel
• Ett framsteg som gjorts inom ett område
• En händelse som förstärker syftet med mötet
• En graf/bild som visar på något viktigt

3. Fånga upp och aktivera ALLA i mötet

Att gömma sig under möten kan vara en signal på engagemang, men det kan också vara så att personen inte kommer till tals. För det händer ju även i verkligheten att människor sitter i möten och inte bidrar, och det händer också i online-världen.

Mötesledarens jobb är att engagera alla och hålla alla uppmärksamma. En bra idé är att själv vara kortfattad, undvika långa monologer och ställa avstämningsfrågor. Ställa en fråga och be deltagarna skriva sina tankar i chatten eller på en digital ”White board”, vänta in allas svar och sedan be dem utveckla vad de menar.

Vill du ha aktiva mötesdeltagare är det ett stort misstag att bara ”hoppa på” någon. Ge dem tid att tänka till; ”om ett ögonblick kommer jag be er att dela med er av era reflektioner om det vi pratat om så här långt. Paus. Vi har tid för tre personer, vi börjar med Nina, sedan är Claes beredd, vem vill komma därefter?”

4. Kommunicera ofta och tydligt

När vi har medarbetare som arbetar självständigt och levererar enligt överenskommelse är det lätt att ta dem för givet, när vi inte ses dagligen. Vi behöver komma ihåg att kommunicera oftare, kanske inte mer, men oftare.

Tricket är också att se till att det vi kommunicerar är tydligt och tas emot. Mycket av det vi säger tolkas inte alltid som vi vill. En anledning kan vara att andra inte ser vårt kroppsspråk som förstärker det vi säger. En annan är att vi inte medvetet arbetar med vår röst, och vårt vanliga tonfall gör det sövande, om vi dessutom håller en monolog.

Det är viktigt att vi använder alla våra tillgångar när vi kommunicerar, för att vara säkra på att vi är tydliga och att andra förstår det vi säger. Testa att använda ett föremål eller en visuell bild som gör det enklare för lyssnarna. Men det här, som allting annat, kräver att vi tänker till, förbereder oss och gör det lilla extra.