9 tips för effektivare mejlhantering

De tar tid att läsa, många gånger berörs du inte ens av informationen och för att hinna ifatt tvingas du läsa mejl på kvällar och helger. Känner du igen det? E-post är en stor bidragande orsak till att vi blir mindre effektiva. För att spara tid, både för dig själv och den du skickar till, är det viktigt att hålla kommunikationen lättläst och tydlig.

Här är nio tips som gör din e-posthantering mer effektiv:

1. Håll e-postmeddelandet kort. Idag läser många sina mejl via sin telefon. Försök därför att hålla dina meddelanden så korta som möjligt. Det ökar också sannolikheten att det du skriver blir läst och uppfattas på rätt sätt. Om det tar längre tid än fem minuter att skriva ett meddelande, ring personen istället eller boka ett möte. Vissa saker går snabbare att avhandla över telefon än via e-post.

2. Skriv när du behöver få svar. För att underlätta för den du skickar meddelandet till, skriv när du senast behöver ett svar eller en återkoppling. Det gör det enklare för mottagaren att prioritera sina aktiviteter.

3. Mena vad du skriver. E-post kan sparas, skrivas ut, arkiveras, kopieras och vidarebefordras. Skriv därför aldrig något när du är upprörd eller arg. Kom ihåg att det du skriver kan ses av personer du ursprungligen inte skickade meddelandet till.

4. Tänk igenom vilka du skickar till. Ska du klicka på ”Svara alla” eller ska du bara svara avsändaren? ”Svara alla-funktionen” missbrukas ofta och tänk därför en extra gång innan du använder den. Då undviker du att många onödiga meddelanden skickas fram och tillbaka – vilket dina kollegor kommer att uppskatta.

5. Skicka till rätt person. Tänk på att det finns många användare som har liknande namn. Var säker på att du har rätt e-postadress i mottagarlistan innan du klickar på ”Skicka”.

6. En sak i taget. Täck inte in för många ämnen eller frågeställningar i samma meddelande. Behöver du trots allt få med flera saker – skriv i punktform. Det gör att det du skriver blir enklare att överblicka och läsa.

7. Var försiktig, var smart. E-post är en form av elektronisk kommunikation och ska alltid användas med försiktighet. Avslöja aldrig någon känslig information om dig eller dina kunder via e-post. Och var också försiktig med information som kreditkortsnummer eller personnummer.

8. Läs igenom ditt meddelande. Du har säkert fått många mejl där du behöver skicka ett mejl tillbaka och fråga vad personen menar. Innan du klickar på ”Skicka”, läs igenom ditt meddelande – är det tydligt, förstår man vad du menar, är det rättstavat?

9. Ämnesraden. Var tydlig med vad du vill redan i ämnesraden eftersom den är det första din mottagare ser. Skriv inte bara ”Hej”, ”Diverse”, Fwd:” eller lämna den tom. När ämnesraden används på rätt sätt förklarar den syftet med meddelandet. Var konkret och kortfattad. Det underlättar prioriteringen i inkorgen för den som får meddelandet.