Bli bäst på att generera värdefull digital mötestid

Vi är många som suttit i digitala möten med många, kanske för många deltagare, och fått anstränga oss för att hålla fokus på det som sägs. När vi nu investerar tiden att vara med i mötet brukar vi också se till att få ut det mesta av det.

Min kollega Björn, skriver till exempel uppmuntrande kommentarer i chatten och hjälper till att svara på frågor och bekräftar generöst andra när de svarar. Jag själv sitter med papper och penna och antecknar och markerar med stjärnor hur viktigt det är att jag tar med och implementerar det jag hör. Det är ett sätt för mig att få inspel om vad som kan förfinas och testas för att fördjupa kunskapen, inom för mig viktiga utvecklingsområden.

Att vara en aktiv deltagare i digitala möten är något vi väljer att vara, men nu till utmaningen: Hur leder vi engagerande digitala möten med många deltagare? 

Det finns några punkter att tänka på redan i förberedelserna som hjälper oss att skapa förutsättningar för deltagarna att få hjälp med att engagera sig. 

1. Bli bekväm med det obekväma
   Om du vill ändra ditt teams beteende, börja med att ändra ditt. Många känner ett obehag av tystnaden som uppstår, men det är okej. Du som ledare behöver inte gå in och fylla ut tystnaden och därmed styra konversationen till det du själv vill prata om eller förstärka det du säger. Spela in ditt nästa möte och studera dina egna utvecklingsmöjligheter som mötesledare.
   a
2. Berätta vad du förväntar dig
   För att mötet ska vara värdefullt, förväntar du dig att alla ska vara delaktiga och att du kommer ta en passivare roll (än du kanske haft tidigare). Träna på ditt tålamod och ge dem tid till att formulera sina svar, och visa att den enda vägen ut ur obehaget är att faktiskt delta. Till exempel, när en projektledare presenterar sin tidsplan, ställ frågor om deras ekonomiska beräkningar, vilka risker som kan uppstå och hur andra i organisationen kan påverkas av dessa. För att få alla medvetna om hur projektet påverkar övriga mål och verksamheter.
   a
3. Sälj in hur det ska gå till
   Börja med varför det är viktigt och vart aktiviteten ska hända. Till exempel: ”Har ni hört talats om VAR-granskning? I stora turneringar finns det nu videodomare som säkerställer att viktiga domslut blir rätt, som är det verkligen straff eller var bollen verkligen över mållinjen.” Orsaken till VAR:s inträdande var ju att hjälpa de som är ansvariga för besluten, att se situationen från ett annat perspektiv och visa även för dem som har en annan upplevelse av situationen och hur de ska förhålla sig till det som hänt.
   a
   ”För att säkerställa att vi varit tydliga med förutsättningarna för vårt nya projekt – skriv era reflektioner och frågor direkt i chatten. Vi kommer svara på dem både under och efter det här mötet. Med era olika perspektiv från övriga affärsområden kan vi öka chansen att hålla tidsplan och budget.”
   a
   Tips: Ge uppskattning till de som börjat skriva, nämn någon/något som står (du behöver inte börja med den första… vänta tills någon mer skriver, för då stimulerar det viljan att vara med).
   a
4. Använd samtalsbroar för mer dynamik
   Som mötesledare kan du också fördela ordet. Alla har fått agendan innan och vet vad som väntar (om de gjort sina förberedelser) och kan bjudas in i punkter som är uppe till diskussion genom att du själv bjuder in, ”Ni på eftermarknad, hur påverkar den här affären er planering?”, ”Vilka andra i verksamheten är ni också beroende av?”, ”Hur ställer ni er till det ni hör eftermarknad säger?”. Som mötesledare blir du mer av en facilitator, som säkerställer att ni belyser frågor utifrån flera vinklar.
   a
5. Förstärk vilka punkter som kräver aktivt deltagande
   Vid beslutspunkter eller andra överenskommelser som står på agendan, begär att alla svarar. Börja med var de ska skriva – ”I chatten, skriv ”ingen åsikt” om du anser dig inte kunna bidra till punkten eller ”bra” om du håller med.” Har de frågor är de välkomna att skriva de här också. Var noga med att hålla det du lovar, så se till att svara under eller efter mötet beroende på hur det ser ut med tiden.
   a
6. Ställ frågan på rätt sätt
   I vissa möten vill vi ha frågorna efter att vi har presenterat något, en klassisk frågestund. Genom att vara medveten om hur vi ställer frågor kan vi styra engagemanget. Om vi säger ”Någon som har någon fråga?” så är det lättaste svaret … tystnad (vi väljer oftast den enklaste vägen ut och ett passivt ”nej” dyker snabbt upp när vi hör den frågan). Här är konsten att ställa öppna frågor och flytta över ”pressen” på gruppen.
   a
   Prova med ”Vem har första frågan?”, och var tyst…
   Är det fortfarande tyst, kan du underlätta för gruppen med humor, ”Okej, vem har nästa fråga då?”, och var tyst… ”Och jag som trodde frågan om varför vi valt INTERCAL som programspråk skulle komma direkt?”
   a
   Du kan också förbereda gruppen på att det blir en frågestund, genom att be personer som du vet har ställt frågor om området tidigare att ställa sin fråga i mötet, så att alla hör frågeställningen. De får då ett gott rykte att leva upp till och bidrar till gruppen med sina insikter. ”Sam, du har ju tidigare arbetat med integration i den här miljön, utifrån ditt perspektiv vad behöver vi mer tänka på?”
   a
   
7. Kommunicera det uppenbara
   Berätta hur aktiviteten är i mötet för att göra alla medvetna, ”Nu har två personer skrivit sina frågor i chatten, vi tar en minut och reflekterar tyst över vilka andra frågor vi har” eller ”Nu är vi 20 minuter in i mötet och vi är tre av 15 personer som varit aktiva”. Eller hjälp de som är aktiva genom att säga ”Kim har varje gång projektchefen bett om frågor varit först ut, vem mer vill visa sitt engagemang i frågan?”. Medvetenheten om vem/när/hur engagemanget är fördelat i mötet hjälper gruppen att balansera engagemanget.
   a
8. Be om hjälp!
   Första steget är att fråga gruppen på vilket sätt de ser att du kan utveckla mötet för att de ska få största värdet av mötet. När vi väl gjort det är följdfrågan – ”Vilka andra kan vara med och se till att förslagen införlivas?”. Involvera ditt team.
   a
   Som Dale Carnegie sa – Människor supportar den värld de själva är med och skapar.
   a
   Se till att bjuda in flera personer att medverka även i de ”fasta delarna” av mötet. Du kanske har en kollega som gjort en bra leverans som du ber inleda med att under fem minuter berätta om sina största insikter. Ni kan rotera ordföranderollen, du håller självklart dina delar som är kritiska för mötet, men också sekreterarrollen kan vara värdefull att ha rotation på, så att inte samma person fastnar bakom tangenterna. Kom ihåg, var inte förutsägbar utan låt gruppen skapa värde i mötet, tillsammans med dig som leder det.