Digitala kommunikationsverktyg ersätter inte fysisk kommunikation på arbetsplatsen

Flertalet digitala kommunikationsverktyg är idag vanliga på många arbetsplatser. Men det betyder inte att chefen kan sitta bakom en skärm och kommunicera med sina medarbetare. Undersökningar visar att de här verktygen inte minskar behovet av att kommunicera fysiskt.

Här får du fyra tips på hur du hanterar användandet av de nya digitala verktygen – och hur du får ut det mesta av dem. 

1. Fysisk närvaro.

Även om mer och mer av arbetet digitaliseras, vilket i och för sig kan vara positivt, är fortfarande fysisk kommunikation viktig för ett bra ledarskap. Ledare kan inte gömma sig bakom skärmen, kommunicera digitalt och tro att det räcker.

Hur vi väljer att tolka information är direkt kopplat till vilken relation vi har till avsändaren. Utmaningen i skriftlig kommunikation är att nyanser går förlorade och man kan inte läsa kroppsspråket. Det kan leda till missförstånd och feltolkningar. Det är kommunikationen i allt vi gör, och kvaliteten på vår kommunikation, som avgör hur vi uppfattas och hur mycket effekt vi får.

2. Facebook under arbetstid behöver inte vara negativt, men det måste användas på rätt sätt.

Många företag som vi arbetar med använder Facebook på arbetsplatsen och andra digitala verktyg. De ser att de anställda är bättre på att dela kunskaper och erfarenheter med sina kollegor. Detta har resulterat i större öppenhet, bättre informationsflöde och ökad stolthet.

En viktig aspekt är att det har blivit lättare att se varandras prestationer. Verktyg som Facebook at Work gör det möjligt för medarbetare och chefer att kommunicera både oftare och bättre. Men det är den personliga dialogen som är avgörande för att kunna utöva ett effektivt ledarskap. Med andra ord kan mycket information spridas digitalt, medan vi i vissa frågor bör sträva efter att ha fysiska möten.

3. Förbered dig för en ny generation medarbetare, men tro inte att de vill ha allt digitalt.

Det är nödvändigt att vara öppen för nya kommunikationsplattformar. Nya generationer har en helt annan relation till digitalisering och teknik, jämfört med de som har varit i arbetslivet längre. Naturligtvis finns det skillnader mellan olika åldersgrupper. De yngsta tenderar att vara mest positiva till digitala verktyg, medan de äldsta arbetstagarna är de som är mest skeptiska.

Avsätt därför tid för genomgång och träning, både gemensam och individuell.Trots att yngre personer är de som är mest positiva till digitala verktyg, menar en stor andel att verktygen inte kan ersätta fysisk kommunikation. Att fysisk närvaro och tillgänglighet fortsätter att ha stor betydelse.

4. Prata med dina medarbetare.

Vissa tekniska kommunikationsverktyg är helt nya för de flesta av oss, och det finns inte så mycket forskning om hur dessa faktiskt fungerar i praktiken. Fråga dina medarbetare om hur de vill kommunicera, eftersom inte alla sätt passar alla. Det viktigaste när vi väljer att använda sociala medier som verktyg, är att tänka hur det kan kopplas till kärnverksamheten och företagets strategi, för att ge störst värde till företaget.

Digitala verktyg – större engagemang?

Tekniken förändras, men vi människor fungerar på samma sätt: Vi är sociala varelser och måste ses. Vi kan vara sociala i sociala medier, men det kan inte ersätta att vara social i verkliga livet. Om en ledare ska få andra att prestera, behöver han eller hon lära känna medarbetarna och förstå vad de blir motiverade av.

Hör efter med dina medarbetare hur de vill att kommunikationen inom företaget ska fungera internt: Vilka kommunikationsverktyg vill de ha på jobbet? Och vad mer kan bidra till ett större engagemang?

Var öppen för att prova nya sätt att kommunicera, men glöm aldrig vikten av ett bra samtal!