Från budskap till resultat med smart kommunikation

av Dale Carnegie den 25 oktober, 2024

I alla situationer där kommunikation äger rum behöver man vara uppmärksam på sin strategi, val av kommunikationskanaler och timing, vilket även gäller för företagskommunikation—där ett strategiskt tillvägagångssätt är nyckeln till framgång.

Vad som INTE är bra kommunikation

För att förbättra kommunikationen är det viktigt att förstå vad som gör den ineffektiv. I affärssammanhang handlar kommunikation om mer än avslappnade samtal; den är i stället syftesdriven och kopplad till organisationens mål. Ineffektiv kommunikation kännetecknas av flera faktorer:

  • Otydlighet mellan sändare och mottagare: Om det uppstår missförstånd mellan parterna försvåras kommunikationen.
  • Olämpliga kommunikationstider eller kanaler: Fel val av tidpunkt eller medium kan störa kommunikationen.
  • Otydliga mål eller förväntningar: Om syftet med kommunikationen inte är klart, förlorar budskapet sin genomslagskraft.
  • Ignorerar feedback: Att inte ta hänsyn till feedback eller frågor underminerar kommunikationen.
  • Överdriven användning av jargong eller teknisk terminologi: Detta kan skapa avstånd eller förvilla mottagaren.
  • Brist på uppföljning eller ansvar: Utan uppföljning riskerar budskapet att inte leda till önskad handling.
  • Inkonsekvent budskap: Skillnader i budskapet mellan olika plattformar och medier kan minska dess effektivitet.
  • Kommunikationshinder: Språkliga eller kulturella skillnader kan leda till missförstånd.
  • Brist på förtroende mellan kommunikatörerna: Utan ett etablerat förtroende blir kommunikationen mindre effektiv.

Varje möte, e-post eller meddelande måste ha ett tydligt syfte, som att informera, övertyga, eller leda mottagaren till en viss handling. Misslyckad kommunikation kan istället leda till oönskade handlingar eller missförstånd, vilket kan ha negativa effekter på arbetsplatsen. Därför bör företagskommunikation vara både syftesdriven och strategisk.

Hur viktig är kommunikationen i organisationer?

En studie av Dale Carnegie visade att 44 % av teamledarna ansåg att tydlig och effektiv kommunikation är avgörande för att förbättra teamproduktiviteten. Dessutom identifierade 82 % av teammedlemmarna, som överträffade sina mål, tydlig kommunikation som en bidragande faktor. Detta understryker vikten av att ha en välutvecklad kommunikationsstrategi för att skapa högpresterande team.

Kommunikationscykeln

Rätt kommunikation är en färdighet som kan utvecklas och förbättras genom kontinuerlig övning, och detta kräver att det finns ett system inom företaget som stödjer och uppmuntrar effektiv kommunikation. Kommunikation är inte en envägsprocess, utan en cykel som involverar en sändare, en mottagare och feedback.

Sändaren: Kommunikationsprocessen börjar med sändaren, som har en idé eller information att dela. Sändaren måste välja en lämplig kommunikationskanal—oavsett om det är e-post, telefon, ansikte mot ansikte eller ett online-möte—med hänsyn till sammanhanget, brådskan och budskapets komplexitet. Det är viktigt att meddelandet är klart och skickas vid rätt tidpunkt.

Mottagaren: Mottagaren tar emot och tolkar meddelandet. Här slutar många kommunikationsförsök, men detta kan leda till missförstånd om parterna inte säkerställer att de har en gemensam förståelse. Utan feedback kan missförstånd uppstå, och kommunikationen blir mindre effektiv.

Ett avgörande steg som sluter kommunikationscykeln. En ofta förbisedd och viktig del i kommunikationscykeln är att mottagaren ger feedback till sändaren för att säkerställa att budskapet har uppfattats korrekt innan man går vidare. Detta handlar inte om att svara på meddelandet i sig, utan om att bekräfta att båda parter har samma förståelse för vad som har kommunicerats. Detta kan uppnås genom att ställa frågor som ”Kan du förtydliga…?” eller uttalanden som ”Om jag förstår dig rätt…”.

Detta steg klargör eventuella oklarheter och när en gemensam förståelse har etablerats, fortsätter cykeln när mottagaren och sändaren byter roller för att svara på det ursprungliga meddelandet.

Utveckla en effektiv kommunikationsstrategi

Betydelsen av ett budskap ofta är subjektiv. Effektiv kommunikation kräver att både sändaren och mottagaren uppfattar budskapets innehåll på samma sätt. Utan denna överensstämmelse skapar kommunikationen frustration och missade mål.

Genom att främja en kultur av tydlighet, ge strukturerade möjligheter till feedback och erkänna vikten av överensstämmelse i kommunikationen kan organisationer förbättra sin kommunikationsförmåga, vilket leder till bättre resultat och högre produktivitet.

Hur du ger feedback utan att förolämpa dina medarbetare

Dale Carnegie

Vi förändrar människors sätt att se på sig själva, så att de kan ändra på hur andra ser på dem och det förändrar deras möjligheter att påverka sin omgivning.

Kategori:

Etiketter:

Dela det här inlägget:

© 2025 DC Training Sweden AB