Hur du använder storytelling i arbetet för att få andra att både lyssna och förstå

Utan väl fungerande kommunikation kommer vi inte långt, hur gärna vi än vill. Vi har alla hört att storytelling är en bra kommunikationsteknik, men ordet kan ge oss associationer till sagor och tanken på att vara en sagoberättare får tekniken i sig att låta lite barnslig. Man pratar om storyns stomme i till exempel filmer. Även i politiken, men medierna menar att här saknas berättandet, men detta är faktiskt också storytelling, även om det är i ett mer formellt format.

Ett annat problem med storytelling är att vi inte är särskilt bra på det. Det kan verka lite enkelt, så vi skapar alltmer komplexa lösningar – genom avancerade konstruktioner, teorier, modeller, pyramider och diagram – allt för att det ska framstå mer invecklat och intelligent. Om vi presenterar komplexa saker, måste vi vara smarta. Å andra sidan, så kan vem som helst berätta en story, eller…?

Med bra storytelling får vi andra att lyssna

Hur många riktigt bra affärsstorys har du hört den senaste tiden? Har du blivit uppslukad av talarens berättelse och känt dig engagerad både känslomässigt och intellektuellt? Affärsfolk är tyvärr ofta dåliga kommunikatörer och intresset för ”enkla lösningar”, som att använda storytelling i affärssituationer, känns för banalt. De ser inte fördelarna. Vi kan använda storys för att förstärka trovärdighet, visa relevans och väcka intresse, genom att använda färgstarka beskrivningar, visa handlingar, vår personlighet, platser, situationer – allt för att göra storyn medryckande och målande. Vi målar upp en kärnfull ordbild som får lyssnaren att i tanken ”se” berättelsen i bilder.

Vad är syftet?

Vår affärskommunikation, oavsett bransch, har oftast något av dessa syften: Att öka trovärdigheten för vårt företag, informera om viktiga händelser, att få andra att agera eller att inspirera andra. Med fem enkla steg kan vi genom att använda storytelling i arbetssammanhang leda andra människor att gå till handling. Vi får dem att se första steget, vilket är oftast det som behövs för att driva arbetet framåt.

Varför ska andra lyssna på oss?

Börja med att förklara ”varför” det du talar om har betydelse. Storyn lyfter fram det omedelbara behovet och relevansen med problemet eller ämnet, för åhörarna. Det här steget är kritiskt, eftersom alla skannar av mängder av mejl, uppdateringar på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, osv. Konkurrensen om mottagarnas uppmärksamhet är enorm. Om vi inte har ett ”Varför” som sticker ut genom bruset, har vi i det ögonblicket gått miste om möjligheten att påverka. Det är just i det här läget som storytelling kan hjälpa oss. Vi går rakt in i berättelsen och belyser ett behov, misslyckande eller en utmaning. Istället för de inledande artigheterna, går vi direkt till känslor och handling: ”Man kunde nästan ta på den spända stämningen i mötesrummet när Anders reste sig upp och tittade på var och en runt bordet, han visste att det var nu eller aldrig…” En sådan inledning gör att du verkligen vill höra fortsättningen.

Vad ska vi berätta?

Vi går vidare till “Vad” – den information de behöver få, som de inte känner till något alls eller endast lite om. Genom att lyfta fram data och fakta som är relevanta för de vi talar till, visar vi respekt och affärskännedom och stimulerar lyssnandet. Att påvisa samband, lyfta nyckelområden och tydliga bevis, är avgörande idag eftersom många av oss är skeptiska till det vi inte vet något om. Det finns så mycket “fake news” runt oss idag, att vi konstant är på vakt för att slippa känna oss lättlurade och dumma.

Vad behöver lyssnarna göra?

Vi kan hjälpa till med nästa steg, det kan vara något vi själva eller någon annan rekommenderar. Till exempel: Anita berättade att hela marknadsteamet, Erika, Oskar, Maria och Joakim hade arbetat sena kvällar under flera veckor och att nästan missa sista bussen, hade blivit ett stående inslag. Kontinuerlig förbättring av databasen och skarpare perspektiv ur köparens synvinkel, förde dem närmare och närmare den avgörande lösningen. Maria berättade att pappershögar täckte varenda ledig yta på kontoret, de kunde knappt ta sig fram, men till slut kom de fram till vad som behövde göras. Kontinuerliga split-tester och oberoende valideringar under en tolvmånadersperiod visade samma mönster. För att få den bästa processen för uppföljning, behöver vi…”

Vad vinner lyssnarna på det?

Med problemet isolerat är det dags att visa ”Hur”. Det här steget förklarar mer detaljerat vad som behöver göras, så att lyssnaren omgående kan agera: ”Vi har ett flödesschema i vårt största mötesrum, som täcker hela väggarna, även glasdörrarna och har på vissa ställen tre skikt. Det är komplext men visuellt tydligt och enkelt att följa. Oskar kan guida dig igenom den uppsatta informationen, med hänvisningar och förklaringar till samtliga steg, markerade med röda, gröna och blå färgmarkeringar som visar vår kategorisering. På så sätt kan er programmerare enkelt samverka med vårt marknadsteam för att fastställa de nödvändiga stegen.”

Ha en plan för invändningar och frågor!

Sätt dig in i dina åhörares perspektiv genom att ställa frågor och se olika synvinklar. Vad kan vara hinder de ser, var är svagheten i din argumentation? Vi kan vara proaktiva och hantera frågor och motstånd genom att hantera ”Tänk om…” i storyn. ”Ni kanske också är tveksamma till om insamlade data är inaktuella, med tanke på hur snabb teknikutvecklingen är. Vi har med kontinuerliga split-tester gjort det möjligt att ständigt uppdatera vår hypotes, för att upprätthålla ett aktuellt köpperspektiv för kunden. Det hjälper era konsulter att få en bra överblick”.

Krångla inte till det

Som avrundning på vår story lyfter vi fram vår största insikt. ”Efter det sammanfattande mötet identifierade vi de fem steg som vi tyckte fungerade bäst men som vi självklart i samarbete med er vill diskutera: Steg ett…, steg två…, steg tre…”. Att dela in processen i några steg gör det lättare att komma ihåg. Är det endast ett naturligt nästa steg, beskriv det kort och koncist.

Storytelling i fem steg som får andra att gå till handling:

1. Förklara syftet och varför det är viktigt.
2. Ge lyssnarna fakta och information de behöver.
3. Förklara hur det kan genomföras och gärna av vem.
4. Svara på frågor innan de ställs genom att analysera lösningen ur åhörarnas perspektiv.
5. Avslutningsvis, korta och konkreta beskrivningar av de steg du rekommenderar för att komma vidare.