Hur vi får våra 1-1-samtal att bli det värdefullaste samtalet våra medarbetare har

Av Matt Norman

Nyligen arbetade jag med en grupp pressade chefer som förväntades höja resultaten i sina team.

Dessa chefer bryr sig om sitt arbete och har olika möjligheter att påverka de människor de leder — genom möten, att vara föredömen, mejl / meddelanden. Men ingen av dessa möjligheter ger samma fokus och djup som 1–1-samtal.

1–1-samtal ger tid och ger utrymme till att prata om annat än ytliga samtalsämnen, arbetsrelaterade problem och vad som händer på kort sikt.

De flesta av oss är bekanta med konceptet 1–1-samtal, och vår förmåga att genomföra dem spelar roll. Om du leder andra och vill säkerställa att engagemanget finns, förbättra förtroendet och att resultaten blir bra, är det en bra idé att regelbundet reflektera över hur bra dina samtal egentligen är.

Vad ska ett värdefullt 1–1-samtal innehålla?

Många ledare flätar samman motstridiga mål i sina 1–1 samtal, vilket kan resultera i ett ytligt utbyte av artigheter och statiska uppdateringar, och kan låta så här:

(Uppdatering) Vi ligger efter med det är projektet och jag har svårt att få säljteamet att komma överens om en tid för complianceutbildningen.

 (Idéer) Har du funderat på att försöka med … eller …? Ja, jag har funderat på att delta i deras nästa veckomöte. Har du några andra idéer?

Generellt sett lyckas traditionella uppdaterings-samtal inte fånga upp roten till olika problem och de tenderar även att begränsa det värde som  vi ledare verkligen kan erbjuda.

Bra 1–1-samtal har ett avsett syfte och fokuserar på:

• Planering: för att stämma av och samordna mål, göra val och bestämma riktningen framåt
• Framsteg: att förstå framgång och utmaningar kopplat till mål
• Prestation: att coacha och stötta när det behövs för att komma framåt och följa/uppnå målplanen

Att medvetet komplettera detta med följande delar kommer att resultera i mer meningsfulla samtal.

Tre kritiska delar i 1–1-samtalet

Det är viktigt att hitta rätt balans mellan personliga- och arbetsrelaterade samtalsämnen i 1–1-samtalen. För att göra det, följ nedanstående trestegsmodell:

1. Balans. Hoppa inte över detta och gå direkt till problemlösning och planering. Ta dig tid att lyssna och låt den andra personen förklara hur hon/han känner att hela livspusslet är just nu. Oavsett personens egenskaper och personlighet, så pratar du med en människa som tar med ”hela sig själv” till jobbet. Ställ frågor som:
   a
   – Hur mår du?
   – Är du på en bra plats i livet just nu?
   – Vad är det som gör att det här känns spännande/intressant på arbetet just nu?
   – Vilka saker är det som känns mest utmanande just nu?
   a
2. Strategi. Använd tid till att planera och analysera de framsteg och prestationer som du innan mötet förberett dig på att ta upp, Vad fungerar bra, vad kan göras annorlunda?
   a
3. Ansvar. Kom överens om vilka åtaganden som ska göras och hur genomförandet ska gå till. Konstruktiva 1–1-samtal avslutas med tydliga nästa steg och ansvarsuppgifter. Och boka in när nästa möte ska ske.

Idealiskt mindset

Oavsett omständigheterna och attityden hos den andra personen strävar medvetna ledare mot tre mentala mål under ett 1-1:

• Bry dig om, men bry dig inte – var icke-reaktiv. Bry dig om personen. Bry dig om resultat. Bry dig inte om vad personen tycker om dig. Det kan låta hårt att säga att du inte bryr dig om deras tillfälliga besvikelse eller lidande. Men när du oroar dig för din image eller deras komfort blir du reaktiv, och detta kan vara det största hindret för tryggt ledarskap.
•  Acceptera inte självbegränsande övertygelser. Många ledande coacher och forskare har förklarat genomslagskraften i att tänka ”Jag kan inte göra det här”, ”Jag är inte tillräckligt bra” eller ”Jag kommer aldrig att passa in.” Faktum är att de flesta utgår från negativa beskrivningar av sig själva, och resultatet blir att de endast använder 10–40% av sin kapacitet. I 1–1-samtal är det absolut nödvändigt att ledare lyssnar efter begränsande övertygelser och utmanar dem på ett uppmuntrande sätt.
• Motivera inifrån. Starka ledare går till kärnan med den andra personens motivation. Rädsla för auktoritet och konsekvenser kommer bara att hindra dem. Det är därför skickliga ledare går på djupet och tar reda på deras ”varför” eller vilka faktorer som står på spel och som personen bryr sig mest om. Var en ledare som coachar andra till framgång.  Ställ frågor som:
  • Vad är det som gör att det här är viktigt för dig?
  • På vilket sätt kan det här kopplas till din personliga vision?
  • Hur vill du att andra uppfattar dig i den här rollen?

Skjut inte upp eller avstå från att ha 1–1-samtal på grund av andra brådskande krav. Gör dem till en prioritet och gör dem så värdefulla att det blir din medarbetares viktigaste möte.

Hur kan du som ledare förbättra dina 1–1-samtal?