Så tar du kontroll över din tid och inkorg

av Dale Carnegie den 11 september, 2017

De tar tid att läsa, många gånger berörs du inte ens av informationen och för att hinna ifatt tvingas du läsa mejl på kvällar och helger. Känner du igen det?

Din inkorg är en källa av möjligheter — och utmaningar. Har du en osorterad inkorg med olästa mejl och mejl som innehåller saker du ska göra? Om du vill ta kontroll över din tid och din inkorg, testa några av dessa tre mejlregler:

1. Bestäm på en gång hur du ska hantera mejlet. Produktivitetsgurun Bob Pozen har en bra regel när det gäller att hantera mejl: Hantera det bara en gång.

När du öppnar ett meddelande – ta hand om det direkt. Svara på det, lägg det i en mapp eller släng det. Huvudsaken är att du inte låter det vara kvar, så att det läggs på hög, i din inkorg. Försök också att ha bestämda tider när du läser din e-post. Det kan till exempel vara klockan 10 på förmiddagen och 15 på eftermiddagen. Att organisera och rensa din inkorg gör att du tar kontroll över den istället för att den tar kontroll över dig.

Visst, ibland behöver du mer tid på dig för att fundera på hur du ska svara på vissa meddelanden, men du bör nästan alltid bestämma dig för ett av följande alternativ:

Hantera: Svara direkt, arkivera mejl du inte kan slänga eller mejl som innehåller information du behöver senare. Eller agera genom att t.ex. avregistrera dig från en mejllista.
Att göra: Gör om dina mejl till aktiviteter. För in en uppgift eller ett evenemang i din kalender eller på din Att göra-lista
Ta bort: Kasta mejl som inte berör dig eller som innehåller information du vet att du inte behöver senare.
Delegera: Är det som står i mejlet inom ditt ansvarsområde eller är det egentligen en kollega som ska hantera ärendet? Delegera det som inte hör till dina uppgifter.

2. Tvinga dig själv att sätta gränser. En kollega till oss valde att ta bort mejlkontot från sin telefon. Han greppar fortfarande reflexmässigt efter sin telefon på sängbordet, men inser snabbt att han helt enkelt får göra något annat. Kanske läsa en bok…

Samma sak när han står vid ett rödljus. Han plockar upp sin telefon, men blir snabbt medveten om att att läsa mejl inte är ett alternativ. Inga mejl att läsa när han står och tittar på barnens fotbollsträningar. Inga mejl när han väntar på bussen. Inga mejl i badrummet. Inga mejl under middagen.

Inga mejl där de inte hör hemma, med andra ord.

3. Skicka enkla och tydliga mejl. Underlätta för dem du skickar mejl till.
Låt inte mejlen innehålla mer än 125 ord eller ta längre tid än 30 sekunder att läsa.

  • Skriv inte stycken med mer än tre meningar eller max fem rader.
  • Skriv i listform, skriv korta och enkla meningar.
  • Fokusera på syftet med ditt meddelande och kom till saken direkt. Läs igenom ditt mejl för att undvika grammatiska fel.
  • Undvik även att skriva för många namn på ”Till-raden”, för att rätt person(er) ska förstå vem eller vilka som förväntas att svara.
  • Tvinga inte någon att läsa fler än två tidigare meddelanden i en konversation eller ”tråd”.

Hur hanterar du mejlöversvämningen? Ge våra läsare dina bästa tips!

Behöver du coacha dig själv eller andra?

 

Sju steg för effektiv coaching –
hjälp dina medarbetare att utvecklas och förbättra sina resultat.

Missa ingen inspiration!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev Skifte i fokus för inspiration och nya idéer, fyll i din e-postadress i fältet nedan så anmäler vi dig.

Tack! Du är nu anmäld till vårt nyhetsbrev!

Dale Carnegie

Vi förändrar människors sätt att se på sig själva, så att de kan ändra på hur andra ser på dem och det förändrar deras möjligheter att påverka sin omgivning.

Dela det här inlägget:

© 2018 DC Training Sweden AB