Spar tid genom effektivare möten

Här är åtta enkla tips som skapar effektivare möten och spar tid:

• Bestäm om du verkligen behöver ännu ett möte. Syftet med ett möte är att diskutera och utbyta idéer och kunskap, och komma fram till en slutsats om nästa steg. Med detta sagt, innan du kallar till ett möte, besluta om ett e-post eller en kortfattad rapport kan göra jobbet.

  Att dra ner på möten kommer inte bara bidra till att du blir mer tidseffektiv, det kommer också göra att de möten du är med på känns mer nödvändiga och viktiga.

• Förbered alltid syftet med mötet. Du kan inte hålla ett effektivt möte om du inte vet syftet, orsaken, till mötet. Syftet behöver inte vara alltför specifikt, men inte för omfattande heller. Genom att kort sammanfatta syftet får alla parter samma uppfattning om varför mötet ska hållas. Har du syftet klart är det också enklare att bestämma vilka som behöver vara med på mötet.

• Skicka ut en dagordning innan mötet. För att få ut det mesta av ett möte behöver du ge dem som är med på mötet en dagordning. Den bör innehålla en kort beskrivning av syftet, saker som ska tas upp och vem/vilka som förväntas att tala om vad.

  Skicka dagordningen några dagar innan ett schemalagt möte, så att alla har tid att bekanta sig med den – och ställa eventuella frågor.

• Starta i tid. Inled mötet i tid, oberoende av antalet frånvarande mötesdeltagare. Straffa inte de som kommit i tid genom att låta dem invänta sena deltagare. Berätta för eftersläntrare att de kan få information om vad de missat senare.

  Detta sätter standarden för framtida möten och kan uppmuntra människor att komma i tid framöver.

• Prova att stå upp. Vissa organisationer har möten där alla står upp. Tanken är att kroppen och hjärnan arbetar mer effektivt när man står upp. Dessa möten kan få snabbare resultat eftersom det är lättare att tänka på stående fot.

• Gör anteckningar och skriv ner åtgärder. Alla som deltar vid ett möte bör komma utrustade med dator, eller papper och penna, för att kunna göra anteckningar. Ingen bör sitta passivt och bara lyssna under ett möte. För att få ett effektivt möte behöver både du och de som är med engagera er.

  Visa också respekt för den som pratar genom att titta på honom eller henne, och inte på dina mejl eller sms i mobilen.

• Nästa möte. Om det går, bestäm datum för nästa möte så att alla har samma möjlighet att titta i sina kalendrar och scheman. Se till att alla får tillräckligt med tid för projekt och uppdrag som ska genomföras. Skriv ner åtgärder som ska göras så det inte finns några frågetecken efteråt.

• Sammanfatta mötet i slutet. Genom att avsluta med en sammanfattning säkerställer du att ingen har missat något under mötet och det fungerar som en sista påminnelse om diskuterade prioriteringar och åtgärder.