Ta kommandot över din att göra-lista – så att inte den tar kommandot över ditt samvete

Livet snurrar på som en virvelvind i dessa dagar – och alla anpassningar vi har behövt göra i takt med alla förändringar under pandemin, har gjort att vi ibland inte vet på vilket ben vi ska stå. Och många dagar kan det kännas som att vår att göra-lista är oändlig.

Med alla förändringar som har varit och fortsätter att komma, kan vi med största säkerhet påstå att vi har många bollar i luften – och försöker att inte tappa någon av dem. Vi kan inte kontrollera vad vi kommer att behöva hantera imorgon, men kan vi styra över hur vi reagerar på och hanterar oväntade händelser.

Här är några enkla strategier som hjälper dig att styra upp din tid och tillgänglighet.

Agera inte efter vad du tror förväntas av dig

Kommunikation är fundamentalt – särskilt i ett utlokaliserat team där de flesta av oss har fått anpassa oss – men varje meddelande/mejl du får måste inte besvaras omedelbart. Ett av de största störande momenten under dagen är att känna behovet av att ge alla ett svar omgående, för att de förväntar sig det. Faktum är att ditt arbete är precis lika viktigt, och det är inte möjligt att svara direkt på alla meddelanden som kommer. Försök att sätta gränser – som att lägga till en rad i din e-postsignatur, och låta andra veta att om något kräver omedelbar uppmärksamhet, be dem ringa dig.

Sätt en tidsgräns för dig själv

Det är alltför lätt att överboka sig själv eller lägga för mycket tid på olika uppgifter. Börja med att ge dig själv en ungefärlig tidsgräns för allting, så kommer du bli förvånad över hur mycket mer du hinner med och hur mycket snabbare du kommer att bli på att ta beslut. Utan tidsgränser ger vi oss själva för mycket tid till att tänka och ibland tänka för många varv på en sak, vilket kan försämra vår effektivitet. Börja smått, sätt tidsgränser för saker du redan vet inte tar så lång tid att göra, ge mer tid än vad som behövs i början – när du har fullföljt uppgifter på kortare tid än vad som var avsatt, ger känslan av att ha åstadkommit något dig energi att ta itu med nästa uppgift.

Alla gillar känslan av att ha lyckats, och när du börjar känna den kontinuerligt, så vill du inte sluta. Men var inte för hård mot dig själv om du inte kan klara en uppgift inom tidsramen du har satt upp, utan gå vidare till nästa uppgift på listan, och gå tillbaka till den senare. Då kan du se med nya perspektiv på uppgiften och det kommer att hjälpa dig att göra dina att göra-listor ännu mer effektivt framöver.

Gör klart för dig själv när du ska be om hjälp (eller inte)

Att be om hjälp kan vara en balansgång, inte för att det är fel, utan för att det kanske inte alltid är nödvändigt. Det är ingen svaghet att be om hjälp. Däremot, om vi ber om hjälp alltför ofta, kan det skapa onödigt merarbete – tänk på det som för många kockar i köket – när för många personer är inblandade i ett beslut (frågan går fram och tillbaka hela tiden) kan processen gå långsammare istället för snabbare. Med det sagt, betyder det inte att du ska låta bli att fråga efter hjälp/råd när det behövs – bara att tänka igenom saken. Är det något du verkligen behöver andras tankar om, eller tänker du bara lite för mycket på saken?

Ta en paus

Det här kan vara tufft för de som vill framåt och bara driver på, men det är precis lika viktigt som att få saker gjorda. Ta en stund för dig själv under dagen. Varför inte gå ut gå en rask promenad. Den ger en bra paus och göra en ”omstart” av både hjärna och attityd och kan vara det som gör att du kommer på hur du ska komma vidare när du fastnat i något.

När du slutar för dagen, gör verkligen det

Om du arbetar hemifrån, blir det lite klurigare speciellt för alla oss som arbetar i internationella organisationer med olika tidszoner. Det är alltför lätt att skanna av mobilen, meddelanden och mejl när arbetsdagen är slut, men gör ett medvetet försök att spara notifikationer som kommer till morgondagen, och stäng sedan av notisfunktionen för att undvika frestelsen att svara efter arbetstid.

Just nu är det lätt att känna att du borde vara tillgänglig dygnet runt – men att ditt hem även är ditt kontor för tillfället, gör inte att du måste vara det. Tänk på när mejl endast kunde komma till servern på kontoret, och all kommunikation som kom efter arbetstid fick vänta till dagen efter, det skulle kunna vara så nu också. Och om du brukar skicka mejl/meddelanden efter arbetsdagens slut, tänk ett varv till, är det verkligen något som inte kan vänta till imorgon?

Om du är rädd att du inte kommer att komma ihåg vad det var du skulle skicka, gör en anteckning. När du checkar ut för dagen och faktiskt förblir utcheckad, kommer du bli förvånad över vilken skillnad det gör i din vardag. Du kommer att märka att du använder din tid mer avsiktligt och hur mycket mer produktiv du blivit.

Alla behöver vi vara mer medvetna och visa respekt för vår egen och våra kollegors balans mellan arbete och fritid, och det börjar med att vi kan hantera vår egen tid så att vi inte gör intrång på andras tid efter arbetsdagens slut.

”Det är helt omöjligt för vem som helst, oavsett hur briljant personen är, att tänka på mer än en sak i taget vid en och samma tidpunkt. – Dale Carnegie