Fem tips som hjälper dig att prioritera och få rätt saker gjorda

De flesta av oss har så många uppgifter att göra varje dag att de ibland kan verka ohanterliga och överväldigande. Och arbetsbördan verkar bara öka för varje vecka. Dagens teknik har också gjort att vi kan arbeta mer och snabbare – oavsett var vi är någonstans. Arbetsbördan kommer inte att förändras, men du kan förändra hur du hanterar den. Genom att prioritera kan du bryta ner dina uppgifter i hanterbara mål och åtgärder.

Fem strategier som hjälper dig att prioritera ditt arbete:

1. Rensa din att göra-lista

Ta bort eller åtminstone flytta på de uppgifter som hela tiden blir kvar sist på din lista, de som du realistiskt sett inte kommer att få gjorda. Det kommer göra att du får mer utrymme för de uppgifter som behöver det mesta av ditt fokus.

Rangordna dina uppgifter för att se vad du kan rensa bort. Placera uppgifterna under olika kategorier – brådskande, viktigt och inte nödvändigt. Då är det enklare för dig att se vilka saker du behöver göra omgående, vilka du kan vänta med och vilka saker du kan ta bort helt.

2. Ta kontroll över din inkorg

E-post är ett bra sätt att kommunicera, men att gå igenom inkorgen kan vara enormt tidskrävande. När du öppnar ett meddelande – ta hand om det direkt. Svara på det, lägg det i en mapp eller släng det. Huvudsaken är att du inte låter det vara kvar, så att det läggs på hög, i din inkorg.

Försök också att ha bestämda tider när du läser din e-post. Det kan till exempel vara klockan 10 på förmiddagen och 15 på eftermiddagen. Att organisera och rensa din inkorg gör att du tar kontroll över den istället för att den tar kontroll över dig.

3. Sätt upp mål

Bestäm vilka dina viktigaste mål är under veckan. Skriv inte bara ner dem för att sedan glömma bort dem. Se över målen regelbundet och belöna dig när du har slutfört dem, eller gör justeringar om de inte längre verkar genomförbara. Detta bör vara ett levande dokument som ändras när behoven förändras.

4. Bedöm vad som är viktigt kontra vad som är brådskande

Genom att bedöma vad som är viktigt kan du fokusera på det som verkligen behöver göras. Det som hörs mest eller hamnar högst upp på listan får oftast mest fokus. Avbrott och andras brådskande uppgifter kan tyckas viktiga, men är de det – egentligen? Ställ dig frågan om det är någonting som måste hanteras omedelbart eller om det kan vänta. Kan det vänta – gå vidare till de uppgifter som är mer viktiga.

5. Gör ett schema

Titta på de uppgifter du beslutade var viktiga och se sedan till att du har tillräckligt med tid att arbeta med dem. Störningsmoment dyker upp hela tiden och saker som kräver din omedelbara uppmärksamhet.

Det viktiga är att du planerar din tid väl, så att du kan bearbeta din inkorg och svara på brådskande samtal utan att behöva offra dina viktiga och prioriterade aktiviteter. 

Vill du veta hur du kan plocka fram och utveckla ledarskapsfärdigheterna i ditt team? Kontakta oss gärna för ett coachande samtal.