Hur påverkas produktiviteten på lång sikt av att vi jobbar hemifrån?

• Rapporter om produktiviteten för medarbetare som jobbar hemifrån visar skiftande resultat, så det finns anledning att titta närmare på hur det egentligen ligger till.
• Vissa företag ser arbete hemifrån som en möjlig lösning på lång sikt, medan andra redan har avfärdat det.
• Istället för att se det som en fråga om arbete hemifrån är här för att stanna eller inte, behöver vi försöka förstå var och på vilket sätt medarbetare får arbetet gjort på bästa sätt, oavsett var de är.

Covid-19 har påskyndat många trender som redan var på uppåtgående långt innan pandemin – som t.ex. digital transformation, skiftande konsumentbeteende och ökande distansarbete. Uppskattningar visar att andelen medarbetare som arbetar hemifrån har mer än fördubblats sedan pandemin startade och många förutspår att en stor del kommer fortsätta göra det. Frågan är då, är detta ett smart drag för att säkerställa framgångar i framtiden för företagen och deras medarbetare?

Fördelar med hemarbete för både företag och medarbetare

Företag inom alla branscher säger att de kommer att arbeta på distans eller fortsätta göra det i större utsträckning än tidigare och teknik-och ekonomisektorn är särskilt positiva till skiftet.

Från verksamhetsperspektiv finns flera starka skäl att tillåta medarbetare att jobba hemifrån. Kortsiktigt bidrar det till säkrare arbetsmiljö, med minskad smittorisk, och på lång sikt blir det ökar det möjligheten att rekrytera talanger inom ett bredare område för att skapa en mer diversifierad arbetsstyrka, och samtidigt spara pengar då medarbetare jobbar, i alla fall delvis, hemifrån.

Ur medarbetares perspektiv, enligt många undersökningar, gillar människor att arbeta hemifrån. Ungefär hälften eller mer planerar att göra det oftare även efter Covid-19. Det finns data som visar att både produktiviteten och arbetsnöjdheten ökar och medarbetare kan spara både restid och pengar på att inte åka iväg till jobbet.

Vid en första anblick verkar det uppenbart att organisationer som fortsätter att låta medarbetare arbeta hemifrån kommer att ha konkurrensfördelar. Men allteftersom månaderna har passerat med påtvingat hemarbete, har vi också sett motsatta uppgifter, som pekar mot ojämn produktivitet, utbrändhet, minskande samarbete och negativa effekter av social isolering. Så, hur är det egentligen?

"Produktivitetspaniken" var störst i början av pandemin

I första hand beror det på vilka som är med i undersökningen. Vissa företag har vinnlagt sig om att medarbetare har allt de behöver för att kunna jobba hemifrån. Men många saknar fortfarande ett lämpligt arbetsutrymme eller en pålitlig internetuppkoppling. Organisationer som inte bidrar till medarbetares förutsättningar att arbeta hemifrån kommer sannolikt inte att få de fördelar de hoppats på, utöver vissa kostnadsbesparingar som de gjorde i början av pandemin.

En andra avgörande faktor, är när undersökningen gjordes. De första anpassningarna för arbete hemifrån handlade mest om tekniska problem och störande moment, men det medförde också en känsla av frihet som många uppskattade, särskilt de som inte haft möjligheten förut. Under den första perioden när medarbetare jobbade hemifrån på grund av Covid-19, visade flertalet undersökningar märkbara produktivitetsökningar. Det andra kvartalet under 2020 rapporterades ha den högsta arbetsproduktiviteten på årtionden.

I ett exempel på vad vissa har kallat ”produktivitetspanik”, visade en undersökning av Humanyze att många fler arbetade mer än 10 timmar per dag under den inledande nedstängningsfasen. Medarbetare som var oroliga för att förlora jobbet ville visa sitt värde för arbetsgivaren, eller kände att de ville bidra extra under en tuff period. Allteftersom uppsägningar och permitteringar ökade, arbetade de som var kvar ännu mer för att få jobbet gjort, och ofta i tacksamhet över att ha jobbet kvar.

För övrigt så upplevde vissa medarbetare att det var färre saker som störde hemma jämfört med på kontoret och tyckte att de kunde fokusera bättre på arbetet. Och när inga resor till och från arbetet och i tjänsten kunde göras fick människor tid över och använde den till att jobba.

Arbete på kontor medför ofta att alla har samma rutiner. Att arbeta hemifrån gav möjlighet att styra över sin arbetsdag för att få ut det mesta av den – vissa valde att gå upp tidigt och andra att svara på mejl sent på kvällen – eller båda – och kunde samtidigt avsätta tid mitt på dagen åt sig själv eller familjen.

Utmaningar med arbete hemifrån på lång sikt

Även om dessa faktorer har ökat produktiviteten de senaste månaderna, så finns det tecken på att produktivitet och prestation för arbete hemifrån långsamt närmar sig hur det såg ut innan pandemin, och utmaningarna med distansarbete blir alltmer framträdande.

Dessa och andra frågor har redan fått vissa företag att planera för att återgå till att i alla fall delvis låta medarbetare jobba på kontoret.

En av orsakerna är att det börjar tära på människor. Utan den fysiska begränsningen mellan arbetsplatsen och hemmet, tycker många att det är svårt att få mental vila från arbetet, och utmattning för med sig höga kostnader för arbetsgivare.

Dataskydd och säkerhetsfrågor för datorer och andra enheter, särskilt då allt fler medarbetare använder sina egna mobiler för att hantera arbetsuppgifter, har blivit ett problem för många organisationer.

Dessutom kan förändrade kommunikationsmönster under perioden med arbete hemifrån komma att stå i vägen för produktivitet och prestation på minst tre olika sätt:

1. Subkulturer på arbetet utvecklas. Det finns vissa tecken på att teamkulturer eller subkulturer har blivit dominerande ju mer isolerade teamen har blivit från andra delar av organisationen. Detta kan vara på gott eller ont, men det är viktigt att företagets avsiktliga kultur inte trängs ut, eftersom den är en avgörande drivkraft för hållbar framgång.
2. Starka band blir starkare och svaga band svagare. Kommunikation och utbyte av information sker i allt mindre och tajtare grupper än tidigare. Medan vi tenderar att göra våra huvudsakliga arbetsuppgifter tillsammans med några kollegor som vi pratar regelbundet med (har ”starka band” till), är de kollegor vi pratar mer sällan med (har ”svaga band” till) – vilka vi brukade träffa i korridoren eller fikarummet – viktiga på andra sätt. Våra ”svagare” relationer ger oss tillgång till en större grupp personer med olika perspektiv, roller och nätverk. Dessa relationer kan hjälpa till att förhindra och bryta ner silos, och även skapa en gnista av kreativitet och innovation.

En analys av Humanyze visade att människor normalt använder ca 45% av sin tid att interagera med de fem personer som de hade starkast relation till innan Covid-19. Under de fem första månaderna med nedstängning, ökade det till 60%. Analysen visade att svaga relationer hade försämrats, eftersom medarbetares kontakt med mer distanserade kollegor minskade med 30%. Och i en fallstudie, sågs att informell interaktion hade minskat med 14% under övergången till distansarbete, och har stannat på den nivån.

3. Det sociala kapitalet urholkas. Socialt kapital, eller resurser som är tillgängliga via nätverksrelationer, har byggts upp över tid genom möten ansikte mot ansikte, sociala evenemang eller kanske vid kaffemaskinen. Vissa menar att den förvånansvärt smidiga övergången till distansarbete är en följd av just dessa relationer. Men vad händer när relationer som byggts upp under lång tid inte längre kan upprätthållas genom personliga möten? De börjar mattas av. Om vår produktivitet i nuläget är hög på grund av att vi lägger mindre tid på att odla våra nätverk, vilka konsekvenser får det månader och år framöver? Och hur blir det med yngre medarbetare som knappt har börjat skapa sina nätverk? Innan pandemin sas det att medarbetare på plats på arbetet fick bättre arbetsuppgifter och sågs mer produktiva och var mer omtyckta. Kan det tolkas som att de som hade starkt nätverk innan pandemin, har stora fördelar jämfört med nyanställda?

Och slutligen, vissa typer av träning och utveckling av medarbetare riskerar att komma till korta. Exakt på samma sätt som vissa föräldrar ifrågasätter om online-lektionerna som deras barn får, är lika effektiva som undervisning på plats, kan även vissa former av professionell utveckling påverkas negativt. Forskning visar att online-lärande kan användas framgångsrikt inom många typer av träning, men mellanmänskliga färdigheter och ledarskapsträning kan tänkas ge bäst resultat med en blandning av träning på distans och på plats. Då är inte möjligheten till mentorskap eller informell träning medräknad, vilka inte sker så ofta på distans.

Ledare måste prata om utmaningarna med distansarbete

Borde då ledare se till att medarbetare kommer tillbaka och arbetar på kontoret snarast möjligt? Eller är distansarbete det bästa sättet? Vad vi vet så är det få som säger att de vill arbeta på distans 100% av tiden; de flesta vill och behöver åtminstone ibland träffa andra ansikte mot ansikte, även om arbete hemifrån låter många att utforma sin egen dag på bästa och det mest produktiva sättet. Vi vet inte hur länge pandemin kommer att göra det svårt att helt återgå till våra arbetsplatser, eller när nästa pandemi sätter oss i en liknande situation som idag.

Något som är säkert, är att ledare behöver tänka på hur de vill prata om utmaningarna med distansarbete nu och i framtiden. Oavsett om organisationer låter sina medarbetare huvudsakligen jobba på distans eller har blandat arbetssätt, kommer dessa frågor att vara aktuella. Istället för att se det som en fråga om arbete hemifrån är här för att stanna eller inte, behöver vi försöka förstå hur människor och organisationer får jobbet gjort på ett effektivt sätt och hur vi kan stötta dem