Hur skapar vi uthålliga arbetsstyrkor i en VUCA-värld?

• VUCA-konceptet ger en bra beskrivning på hur instabil, osäker, komplex och tvetydig situationen i världen ser ut just nu. (VUCA =Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Coronapandemin har skapat en ny och okänd situation som skapar stress på personlig nivå såväl som hos företag och deras arbetsstyrkor.
• Att skapa en motståndskraftig arbetsstyrka med förmåga att ”studsa tillbaka” är ett av de bästa försvaren i kritiska situationer och är avgörande i en VUCA-värld.
• Anpassningsbara och flexibla organisationer har förmåga att återhämta sig och ta lärdom av motgångar.

Ledare har de senaste tjugo åren använt sig av VUCA-konceptet för att beskriva det massiva förändringsklimat som kontinuerligt skakar om företag, marknader och statsskick runt om i världen. VUCA har blivit det nya normala, särskilt i ljuset av Covid-19, och ledare har insett att det inte finns mycket vi kan göra för att påverka den här typen av externa faktorer; vi kan endast förbereda och reagera.

Ovanpå detta, har en omvälvande händelse som vi inte varit med om tidigare drabbat oss; den globala coronavirus-pandemin. Detta här är inte bara en affärs- eller ekonomisk kris. Som McKinsey säger, det är ”först och främst en mänsklig tragedi, som påverkar hundratusentals människor.” På makronivå, kullkastas hela branscher. På personlig nivå påverkas människors fysiska och mentala hälsa såväl som deras uppehälle. Samtidigt, finns det inga definitiva svar på hur länge den här situationen kommer att fortgå, när smittspridningen kan komma att minska och när den kommer tillbaka.

Om någon tid skulle beskrivas som VUCA, så är det här och nu. Och om det är någon gång vi skulle behöva försäkra oss om att våra företag är motståndskraftiga, är det nu.

Hur gör vi för att skapa motståndskraftiga arbetsplatser?

Det är anpassningsbara organisationer med hög motståndskraft som studsar tillbaka och tar lärdom av motgångar. Det är dessa företag som kan hantera förändringar och osäkerhet, inte bara ”klarar sig igenom” tuffa tider, utan blir starkare och får bättre förutsättningar än innan.

Motståndskraften karaktäriseras av kapaciteten att klara av situationen, återhämta sig och lära av erfarenheterna. Dessa beteenden kommer från attityder som stöder ett öppet mindset, och som är inställt på att lyckas — särskilt utifrån en positiv attityd och tro på sin egen förmåga.

Även om forskning om återhämtningsförmågans påverkan på arbetsplatsen är relativt ny, visar en studie (Resilience to Loss and Potential Trauma, the Annual Review of Clinical Psychology) att människor tenderar att följa något av nedanstående mönster vid motgångar:

1. Låg stressnivå med liten inverkan på utförandet. (Stark motståndskraft)
2. Initialt hög stressnivå följt av minskande stressnivå, eller stress som initialt ökar och sedan sjunker över tid. (Återhämtad)
3. Måttlig initial stressnivå som ökar över tid. (Fördröjning)
4. Initial stressnivå som inte minskar märkbart över tid. (Kronisk)Vad detta visar är att vad som händer med vår organisation avgörs till stor del av vilka mönster medarbetarna följer.

Motgångar påverkade arbetsstyrkan redan innan Covid-19

Dale Carnegie genomförde nyligen en undersökning med mer än 6 500 medarbetare i tjugo länder för att få veta mer om motståndskraften (anpassnings-/återhämtningsförmågan) hos individer, team och organisationer, och utforska vad ledare kan göra för att försäkra sig om att deras medarbetare har rätt förutsättningar att kunna hantera arbetet i pressande situationer.

Studien som genomfördes innan coronavirusets utbrott, visar att medarbetare redan hade erfarenheter från någon typ av motgång i arbetet. Motgångarna sträckte sig allt ifrån kriser och traumatiska händelser till lågintensiva händelser med frekventa eller utökade omständigheter, som osäkra arbetsförhållanden, markanta misstag, samgående eller konflikt med kollega eller chef. Även positiva förändringar, framgång och ökat ansvar på arbetet kan ha en ogynnsam inverkan.

Totalt svarade nästan tre fjärdedelar (72%) att de upplevt en eller flera situationer som kan ses som en motgång/jobbig situation, på arbetet.

Överväldigande arbetsbelastning, omorganisation/förändrad jobbroll eller besvärliga relationer med medarbetare, rapporterades av mer än hälften av deltagarna i undersökningen.

Konflikter gällande de egna och företagets värderingar, jobbinstabilitet, traumatiska händelser och uppsägningar på grund av automation var också vanliga svar. Och kom ihåg, detta var innan situationen med Covid-19 överskuggade alla problem inom dessa specifika områden.

Den här sortens tillstånd kan leda till utbrändhet, känslomässig utmattning, sömnproblem, låg energi, nedsatt koncentration, dåliga prestationer och mer. Allt detta byggs upp på teamnivå, och får märkbara konsekvenser genom hela organisationen, som är beroende av att teamen kan jobba fullt ut och tillsammans för att nå viktiga mål.

Anpassnings- och återhämtningsförmåga är bästa försvaret mot motgångar

Det finns några saker organisationer och ledare kan göra för att dämpa inverkan av vissa svåra situationer. Men i alla situationer, är det bästa försvaret i en VUCA-värld, en arbetsstyrka med god anpassnings- och återhämtningsförmåga.

Studien visar att ca 46% av deltagarna har de attityder och beteenden som i kombination skapar en stark motståndskraft och därmed god anpassnings- och återhämtningsförmåga, vi kallar gruppen High Resilience Group. Vad som är intressant i den här gruppen är att de uppger att de inte hade färre svåra situationer än de övriga. Faktum är att de i genomsnitt upplevde fyra av nedanstående situationer per svarande, jämfört med 3.5 för alla andra.

En av sakerna det talar om för oss är att det inte bara handlar om händelsen i sig; det handlar om hur vi människor reagerar, hur förberedda vi är och vilket stöd vi får.

Pandemin har skickat chockvågor över hela klotet. Vi kommer att ta oss igenom det, men oavsett så kommer VUCA att finnas kvar. Störningar/svårigheter och förändringar kommer fortsätta att komma i cykler, både internt och externt, och många av dem kan vi inte kontrollera.

Genom att ta till oss beteenden och strategier som är vanliga hos dem i High Resilience Group blir hela arbetsstyrkor bättre rustade att möta svårigheter med en positiv inställning, återhämtar sig snabbare och bidrar på innovativa sätt för att skapa värde även i tuffa tider.