Lyssnar du – eller hör du bara det som sägs?

Effektiv kommunikation är en av de viktigaste uppgifterna som en ledare har. Många har dock uppfattningen att kommunikation endast handlar om att det är vi själva som ska prata. Men oavsett hur bra du talar, hur engagerad du håller dina lyssnare, hur kunnig du är om ämnet – är att lyssna nyckeln till att bli en effektiv kommunikatör.

Och det betyder inte bara att du ska vara tyst när någon annan pratar, utan att verkligen höra vad personen säger och uppmärksamma känslor som talaren förmedlar, istället för att tänka på vad du ska svara. Det spelar ingen roll om personen kommer med förslag, idéer, tankar eller pratar om hur de påverkas av något, eller känner för ett ämne, att höra vad som sägs och lyssna för att förstå, istället för att lyssna för att ge ett svar, är det som är aktivt lyssnande.

Även om vi nu i första hand förväntas lyssna för att förstå istället för att endast komma med ett svar, betyder det inte att vi inte kan svara – det innebär bara att när du verkligen har förstått, kan du ge ett mer relevant och genomtänkt svar.

Så hur gör vi då för att bli bättre (aktiva) lyssnare?

Prata mindre, lyssna mer

Det är faktiskt exakt lika lätt som det låter – om någon annan har ordet, låt den personen vara den som pratar.

Läs av kroppsspråket

Vi förmedlar mer än bara själva orden som sägs genom att använda gester, kroppsrörelser och mimik. Många är inte bekväma med att uttrycka sig själva, om de tror att det inte tas emot på ett bra sätt av andra.

Om du uppfattar den andra personen som nervös och osäker på att säga vad hen tycker, utvärdera ditt eget kroppsspråk. Försäkra dig om att du visar att du är öppen för att lyssna på vad personen har att säga. Sitter du till exempel med korslagda armar, kan det upplevas som att du inte är mottaglig och är ovillig att lyssna. Håll armar och händer i en öppen position, visa med ditt ansiktsuttryck att du tar in vad personen säger, nicka medhållande, ha ögonkontakt och visa att du är intresserad och engagerad i samtalet.

Besvara inte en fråga med en motfråga

Något av det värsta som finns är när någon försöker undvika att svara genom att ställa en motfråga. Om du inte har ett svar eller behöver mer tid, var ärlig med det. Hitta en lösning tillsammans istället för att försöka göra en avledningsmanöver.

Avsluta inte andras meningar

Vänner och partners emellan kanske det är en gullig vana att göra det, men i jobbsammanhang är det långt ifrån passande. Anta inte att du vet vad den andra personen kommer att säga – låt personen få prata färdigt.

Fokusera på nuet

Visa att du är engagerad. Tänk inte på vad som kommer härnäst på din att göra-lista, glöm kalendern och stäng av notiser på mobilen (eller stäng av den). Ge hela din uppmärksamhet till den som pratar, ta bort distraktioner så långt det är möjligt för att visa att du är närvarande här och nu, och bryr sig om vad hen har att säga.

Avbryt inte

Ofta behöver vi både ställa och besvara frågor – men inte medan den andra personen pratar.

Ställ frågor och återge det du hört för att säkerställa att du förstår

Att ställa frågor till personen som pratar för att få djupare förståelse, gagnar både dig och den andra personen. Du får en tydligare bild av budskapet och hen får bekräftelse på att du lyssnat.

För att ytterligare klargöra, återge budskapet med egna ord. Att veta i förväg att du kommer att göra det ger dig ännu en orsak att lyssna noggrant, och andra kan förvissa sig om att de har förmedlat rätt budskap.

Tänk ut ditt svar efter att någon har pratat klart, inte under tiden

När den andra personen har slutat prata, ta dig tid att reflektera över vad som sagts och dina tankar om det. Visa talaren att du lyssnat aktivt och processar det som sagts, istället för att komma med halvfärdiga svar på grund av att du bara har lyssnat halvt om halvt eftersom du var upptagen med att tänka ut vad du ska svara.

Att lyssna för att svara och lyssna för att förstå är två skilda saker. Även om båda sätten fungerar i olika sammanhang, är det sistnämnda det du bör använda om du vill vinna gillande eller intresse hos andra.

”Den rätta vägen till någons hjärta är att prata om de saker som han eller hon värdesätter mest.”  –Dale Carnegie

Engagera och aktivera andra i det virtuella mötesrummet