Hur kan vi stötta andra, och samtidigt vara effektiva?

En kollega satt nyligen i ett möte nyligen med en hög chef på ett annat företag, när chefen plötsligt började berätta om hur stressad och orolig han kände sig. Kollegans dilemma var att hen hade en agenda och ett mål med mötet, men att den här personen hade ett tydligt behov av att någon lyssnade.

Kanske har du varit i samma situation — på endera sidan av samtalet. Det händer att människor talar om hur de verkligen känner och tycker, men det är ovanligt, särskilt i arbetssammanhang. Vi skyddar oss själva och tror inte att andra bryr sig. Och när känslorna väl kommer fram, kan de vara svåra att hejda, det är som att öppna en kran.

Sättet vi bemöter andra personer kommer att avgöra vår fortsatta relation med dessa personer, antingen får vi en sämre relation eller så vinner vi tillit och skapar ömsesidigt förtroende. I mötet mellan kollegan och den höga chefen var det två sorts agendor det handlade om, och vi kan utgå från ordet ”agenda” för att förstå hur vi ska hantera liknande situationer.

Vi kan sätta in ordet agenda i följande tre perspektiv, och försöka att sammanfoga de konkurrerande agendorna på ett effektivt sätt:

1. Ha en flexibel agenda. En definition av agenda är ”underliggande avsikt eller motiv.” När den andra personen är sårbar, är det viktigt att du håller tillbaka eller omprioriterar dina ursprungliga avsikter. Att bry sig mer om personen du har framför dig, än om det du kom dit för, kan inte vara fel i någon situation. För att hitta och skifta till en inställning som känns rätt, fundera närmare på frågor som: Hur känns det för den här personen? Vad behöver hen? Hur ser det ut från den här personens synvinkel?

2. Klargör andras agenda. En andra förklaring av agenda är ”en plan för problem som ska hanteras.” Att vara närvarande och lyssna på någon som öppnar sig om jobbiga saker de vill prata om, är värdefullt och något av det bästa vi kan göra för någon annan. Det är skillnad mellan att ställa guidande frågor och ledande frågor. Målet är inte att föra någon bakom ljuset, utan att guida dem genom en besvärlig situation, med breda frågor: Vad vill du? Hur vill du att det ska se ut i slutändan? Hur går vi vidare härifrån?

3. Håll dig till agendan. Tredje definitionen av agenda är ”en lista med saker som ska diskuteras i ett möte.” Tänk på din egen förmåga och vad du behöver för att kunna stötta någon annan i en emotionell process, och tillåt dig att sätta gränser, så att du inte själv dras med. Visa empati, samtidigt som du visar att du tycker frågorna på agendan är viktiga: Det här är verkligen både viktigt och svårt. Men eftersom vi bara har 10 minuter kvar av mötet, och två saker till på agendan som vi behöver gå igenom, är det okej om vi fortsätter?

När spärren släpper och känslor väller fram, är det din förmåga att göra smidiga övergångar mellan olika roller som gör skillnad. Vilken typ av agenda tycker du är svårast att hantera?