Är gamla tidens utvecklingssamtal fortfarande relevanta?

De senaste åren har relevansen av prestationsutvärderingar (performance reviews) debatterats flitigt och vissa hävdar att på den moderna arbetsplatsen kanske inte traditionella utvecklingssamtal en eller två gånger per år är det mest effektiva sättet för att utvärdera medarbetares prestationer eller ge feedback.

I en tid när många organisationer väljer att ha system med kontinuerlig feedback, vilket möjliggör regelbunden coachning och ger möjlighet till snabba justeringar och förbättringar, är det då dags att se över utvärderingsprocessen?

Vad säger statistiken?

Medarbetares åsikter om prestationsutvärderingar varierar kraftigt baserat på individuella erfarenheter, organisationskultur och de specifika metoder som används i processen.

Feedback är ett grundläggande verktyg

Medan det traditionella tillvägagångssättet för hur vi utvärderar prestationer utvecklas, är de grundläggande principerna för att ge feedback, sätta mål, lyfta prestationer och stödja medarbetarnas utveckling fortfarande relevanta. Många organisationer anpassar sina utvärderingsprocesser för att vara mer agila, kontinuerliga och fokuserade på medarbetartillväxt, samtidigt som de behåller dessa kärnelement som gör prestationsutvärderingar värdefulla.

Varför prestationsutvärderingar fortfarande är betydelsefulla

Feedback och förbättring: Prestationsutvärderingar ger medarbetare värdefull feedback på deras arbete och lyfter fram deras styrkor och förbättringsområden. Denna feedback och feedforward är avgörande för personlig och professionell utveckling. Det ger medarbetare en större förståelse för sina prestationer från sina chefers och kollegors perspektiv.

Sätta mål: Resultatutvärderingar innebär ofta att vi sätter upp mål för den kommande utvärderingsperioden. Tydliga, väldefinierade mål hjälper medarbetare att förstå vad som förväntas av dem och att anpassa sina ansträngningar till organisationens mål. Regelbundna utvärderingar ger möjlighet att bedöma framsteg mot dessa mål, vilket är viktigt för motivation och uthållighet.

Erkännande och uppskattning: Prestationsutvärderingar är en möjlighet att ge erkännande och uppskattning till medarbetare för deras ansträngningar och arbete, men också på det personliga planet. Vilka egenskaper vi uppskattar att personen bidrar med till andra och kulturen i organisationen. Positiv feedback ökar viljan att anstränga sig och arbetstillfredsställelsen, och motiverar medarbetare att fortsätta prestera bra.

Identifiera utbildningsbehov: Prestationsutvärderingar kan identifiera områden där medarbetare kan behöva ytterligare utbildning eller stöd. Detta kan inkludera tekniska och/eller mjuka färdigheter eller ledarskapsförmåga. Att ta itu med dessa behov kan förbättra medarbetares övergripande kompetens. Det livslånga lärandet är, och kommer fortsätta vara, en nyckelkomponent för framgång.

Beslutsfattande: Prestationsutvärderingar har ofta betydelse i beslut relaterade till avancemang, lönehöjningar, bonusar och andra belöningar. De ger ett strukturerat sätt att bedöma medarbetares insatser och underlag till att fatta välgrundade beslut om karriärutveckling och ekonomisk kompensation.

Juridik-och dokumentationssyfte: Prestationsgenomgångar fungerar som dokumentation över medarbetares prestationer, vilket kan vara viktigt i juridiska och administrativa situationer. De visar medarbetares arbetshistorik och kan stödja ledningens beslut vid tvister eller juridiska utmaningar.

Kommunikation och anpassning: Regelbundna prestationsutvärderingar underlättar kommunikationen och relationer mellan medarbetare och chefer. De fungerar som forum för att diskutera förväntningar, ta itu med problem och säkerställa att medarbetare förstår hur deras arbete bidrar till organisationens övergripande mål.

Organisationsutveckling: Prestationsutvärderingar kan avslöja mönster och trender hos medarbetares prestationer över avdelnings- och teamgränser. Denna information är värdefull för organisationen, och kan hjälpa till att identifiera områden för förbättringar inom utbildning, processer eller ledarskap.

Strategier för att förbättra feedbackprocessen

Upprätta tydliga kommunikationskanaler:

• Säkerställ att det finns öppna kommunikationslinjer mellan medarbetare och chefer.
• Uppmuntra regelbundna möten för återkoppling och gör chefer tillgängliga för diskussioner.

Genomför regelbundna avstämningar:

• Schemalägg regelbundna en-till-en-möten mellan medarbetare och deras chefer.
• Överväg att ha avstämningar varje eller varannan vecka för att ge snabb feedback och direkt lösa problem som uppstår.

Uppmuntra feedback från medarbetare:

• Implementera 360-graders feedbacksystem där medarbetare får input från kollegor och chefer.
• Uppmuntra teammedlemmar att ge konstruktiv feedback till varandra på ett respektfullt sätt.
• Lyft också värdet av att medarbetaren själv ber om hjälp och återkoppling, det ger en tryggare och mer öppen miljö.

Sätt tydliga mål och förväntningar:

• Se till att medarbetare förstår sina roller, ansvar och prestationsförväntningar.
• Sätt upp specifika, mätbara, nåbara, relevanta och tidsbegränsade SMART-mål för medarbetare att arbeta mot.

Fokusera på styrkor och utvecklingsområden:

• Ge uppskattning för medarbetares styrkor och prestationer när återkoppling ges.
• Bekräfta också personens egenskaper och beteenden som du vet är viktiga för organisationen
• Ge konstruktiv feedback på områden där medarbetare kan förbättras och erbjud stöd till utveckling.

Träning för chefer:

• Utbilda chefer i att ge effektiv feedback och genomföra prestationsutvärderingar (både för prestation och person).
• Stärk chefers färdigheter i aktivt lyssnande och empati för att bättre förstå medarbetares perspektiv.

Uppmuntra självutvärdering:

• Låt medarbetare bedöma sina egna insatser och reflektera över sina prestationer och utmaningar.
• Använd självutvärderingar som utgångspunkt för diskussioner under prestationssamtal.

Använd dataprogram för att hantera prestationsprocessen:

• Använd program för prestationshantering för att effektivisera feedbackprocessen och få översikt över mål och resultat.
• Dessa verktyg tillhandahåller ofta en centraliserad plattform för feedback och prestationsrelaterade data.

Erkänn och belöna prestationer:

• Implementera ett system för att erkänna och belöna utmärkta prestationer, antingen genom finansiella incitament, utmärkelser eller offentligt erkännande.
• Positiv förstärkning uppmuntrar medarbetare att fortsätta med beteenden och sätt som bidrar till en sund företagskultur och verksamhet.

Uppmuntra en feedback- och feedforward-orienterad kultur:

• Främja en kultur där att ge och ta emot feedback är normalt och uppmuntras.
• Belöna medarbetare som ger värdefull feedback eller förslag på processförbättringar.

Dale Carnegies feedforward-process:

Gör uppföljningar:

• • • Schemalägg uppföljningsmöten för att diskutera framsteg och bedöma effektiviteten av den feedback som ges.
    • Ta itu med eventuella utmaningar under implementeringen av feedbackförslag.

Kontinuerlig förbättring:

• • • Utvärdera kontinuerligt feedbackprocessens effektivitet och gör nödvändiga justeringar baserat på medarbetares feedback och resultat.
    • Håll dig uppdaterad om branschpraxis och anpassa din feedbackprocess därefter.

Genom att implementera dessa strategier kan företag skapa en mer transparent, stödjande och produktiv feedbackprocess som bidrar till tillväxt och utveckling för både medarbetare och organisationen som helhet.