Hjälper eller stjälper du dina medarbetare genom dina målsättningar?

I början av varje år känns det naturligt att reflektera över året som gått och bestämma vad vi vill ha ut av det kommande och det gör vi ofta genom personliga nyårslöften. Lika viktigt är det att varje person i teamet sätter upp mål och KPI:er på jobbet.

Mål ger mening!

Forskning som pågått sedan 1960-talet har visat att sätta mål hjälper oss att genomföra saker på ett bra sätt. Vi behöver se långsiktigt på visioner och företag och samtidigt skapa kortsiktig motivation för att nå målet. Mål hjälper oss att ändra och skapa rätt beteenden. Mål ger fokus, riktning, syfte och tydlighet. Med andra ord så är mål avgörande för att medarbetare och företag ska växa. 

Som chef har du både förmågan och ansvaret att hjälpa till att utforma medarbetares mål och backa upp dem så att de genomför dem.

8 Tips på hur du som chef kan bidra till bra mål

Vad behöver du göra mer/mindre av eller annorlunda?

1 Involvera dina medarbetare 
Att ledningen sätter mål och utvecklar planer och sedan lämnar över listan med mål är ingen bra väg för att skapa målfokuserade medarbetare. I stället behöver varje medarbetare vara involverad från början och delaktig i sina egna målsättningar. Ställ frågor och diskutera er fram till vad ni ser är en stimulerande målsättning. Det är troligare att personer som känner att de ”äger” sina mål strävar efter att uppnå dem.

2 Sätt mål tillsammans
Även om du ger medarbetare uppdraget att sätta sina egna mål, lämna inte personen i sticket att göra det helt på egen hand. Sätt av tid till att träffa alla medarbetare individuellt. De kanske behöver få exempel på hur mål och delmål för medarbetare kan se ut, lära sig att sätta mål som är anpassade efter deras behov, det kan vara realistiska mål eller kanske större stretchmål. Var tydlig med vad som ska vara på plats så att de kan veta om de uppnår målen eller inte.  

3 Se kopplingen mellan individuella mål och företagets övergripande mål
Oavsett vilka mål du har hjälpt var och en av medarbetarna att sätta, så behöver varje mål på något sätt vara sammankopplat med företagets övergripande syfte. Gallup-undersökningar visar att om chefer kan öka medarbetarens koppling till företagets uppdrag med endast 10%, så kan det minska personalomsättningen med 8,1% och öka vinsten med 4,4%. Genom att visa samband mellan mål och syfte, ger du ett ”varför” och boostar medarbetares inre motivation och engagemang.

4 Låt målen vara dynamiska
Världen förändras snabbt. Oförutsedda omständigheter, allt ifrån naturkatastrofer till leveransproblem och arbetskraftsbrist dyker ständigt upp och stör verksamheter. När företagen måste anpassa sig till föränderliga tider, så behöver medarbetares mål också skiftas. Som chefer måste vi vara flexibla när omständigheterna gör det nödvändigt att förändra planer och riktning. 

5 Skapa SMART:a mål
Specifika, mätbara, attraktiva, realistiska och tidsbestämda. Vi känner alla till dem, men det är få som vet hur vi skapar mål som uppfyller dessa kriterier. Smarta mål i arbetet är lätta att sätta upp med hjälp av följande tips: 

• Specifika – Försök att minska målets spännvidd till bara en aspekt av en medarbetares jobb. 
• Mätbart – Säkerställ att det finns ett konkret sätt att samla in data till det här målet. 
• Attraktivt – Den som förväntas jobba mot målet behöver attraheras av och förstå det, och känna att det är lockande att uppnå. 
• Relevant – Fundera på vilka aktiviteter som har märkbar effekt för ditt företag och fokusera målen kring dessa aktiviteter. Om vi också kan hitta synergieffekter skapar vi fler vinn-vinn-effekter tillsammans med andra.
• Tidsbestämt – Bestäm när du ska stämma av dessa mål och sätt ett slutdatum för när målen ska vara uppfyllda. 

6 Definiera tydliga belöningar och konsekvenser
Målen i sig själva skapar ingen förändring. Många behöver både ”morot och piska” för att lyckas. Som chef kan du fastställa och relatera belöningar och konsekvenser till om du når eller inte når individuella prestationsmål. Allmänna belöningar gör att medarbetare vet om att företaget värderar att du anstränger dig. Kom dock ihåg att för skarpa ”bestraffningar” eller “hotivation” kommer inte att inspirera någon till att anstränga sig mer och visa lojalitet.

7 Sätta mål för grupper
När det gäller att arbeta tillsammans i team, är det viktigt att varje person har ett ”grupporienterat” mål, som siktar på att bidra till ett övergripande mål, framför ett ”självcentrerat” mål som kan ha en negativ inverkan på teamets prestationer. Samma råd som gäller för att sätta individuella mål fungerar lika bra för grupper. Delad ansträngning som ger delad framgång är stärkande för företagskulturen.

8 Gör regelbundna avstämningar
Avstämningar med medarbetare kan vara informella, men bästa sättet att följa upp målen är att regelbundet stämma av att personen själv tar ansvar för uppsatta mål och att ge/få feedback. Medarbetare behöver ha tydliga mål, uttalade förväntningar och definierade prestationsnivåer, som utvärderas kontinuerligt. Bestäm tillsammans hur ofta avstämningsmötena ska vara. Som ny medarbetare eller med nytt ansvarsområde, behöver det kanske vara en gång i månaden medan för en erfaren medarbetare kan fungera med kvartalsvis avstämningar.  

Utan ansträngning och ansvar minskar måluppfyllnaden

Både när det gäller personliga och professionella mål, är känslan av ansvar avgörande. En studie om ansvar visade att uppföljningsmöten med en utsedd ansvarspartner gör det 95% mer troligt att personen når sina mål. Som chef är det du som är den ansvarspartnern gentemot dina medarbetare. Att sätta mål för medarbetare är viktigt, men tappar sin betydelse utan tydligt ansvar.   

Ansvar gör att vi känner en positiv press och vet att någon kommer att se våra framsteg och anstränger oss därför lite extra för att prestera. I en studie sa 60% av deltagarna att inte hållas ansvariga för sin träning var det största hindret för att träningen ska vara effektiv. Chefer kan uppmuntra och skapa bra beteenden hos sina medarbetare genom att låta dem ta ansvar för sin träning och sina mål.

Men, kan man verkligen mäta allt?

Det finns många typer av mål (process-, prestations- och resultatmål), men vart och ett behöver vara mätbart på något sätt för att vi ska veta om medarbetare har träffat rätt. Här är några exempel på hur vi kan mäta mål.

• Antal dagar som någon gjorde något som lyckades eller inte gjorde något alls 
• Ökning eller minskning i procent, tid, vinst eller annan måttenhet 
• Förändringar mellan prestationsutvärderingar  

Målsättningar och prestationshantering är viktigt för att hjälpa organisationen att nå sitt övergripande mål. Oavsett om det handlar om att lära personer att sätta mål eller att hålla dem ansvariga för dessa mål, är din roll som chef, nyckeln till framgång.