Nio tips om hur du får svart bälte i tidshantering

Projekt X landar på en medarbetares bord, som direkt sätter igång med det och nästan omgående kommer närmaste chefen för en snabb avstämning. En liten stund senare trillar ett mejl om ett annat projekt, projekt Y, in i inkorgen. Det blir lunch, följt av ett teammöte där nya beslut om projekt X tas. Medarbetaren är nu tillbaka vid sitt bord och försöker göra prioriteringar bland sina uppgifter, för både projekt X och Y, för att hinna med. När dagen är slut har projekten inte kommit någonstans.

Känns det igen? Det här är dominoeffekten av ostrukturerad tidshantering.

Kontroll över tiden i projekt

Att planera och hantera sin tid på arbetet ger fördelar till allt och alla. Bra tidshantering innebär att 

• arbetsuppgifter blir gjorda i tid
• utförda uppdrag håller högre kvalitet
• större mängd arbete utförs på samma tid
• effektiviteten ökar
• medarbetare känner sig mindre stressade
• få möjlighet att ta nästa steg på karriärstegen
• livskvaliteten generellt sett ökar.

Trots detta, visar undersökningar om tidshantering att 82% av de som jobbar, inte har någon struktur för att hantera tid och uppgifter. Antingen saknar de tekniker för det eller så tänker de ”Jag tar tag i saker allteftersom de kommer in.” Det finns många anledningar till dålig hantering av sin tid och i listan nedan får vi exempel på vanliga misstag vi gör. 

Misstag vi gör – så här undviker vi dem

1) Skjuter upp saker
Ibland kan det vara bra att ta ett steg tillbaka från en uppgift och återgå till den vid ett senare tillfälle, för att få nya och klarare perspektiv. Men att alltid senarelägga saker handlar mer om att undvika sakerna, inte att få nya vinklar eller att komma framåt. När vi är osäkra på nästa steg eller är rädda för att misslyckas, är det lätt att hamna här, vilket kan få oss att t.ex. bli oroliga, pressade eller känna oss misslyckade. 

Hur vi undviker det: Bryt ner stora projekt i mindre hanterbara uppgifter för att det inte ska kännas övermäktigt. Det finns mjukvara och appar som kan hjälpa oss att planera och hantera projekt, uppgifter och deadlines, och få flyt i arbetet. Att jobba tillsammans med någon annan är också ett bra verktyg för att förhindra att saker skjuts upp, eftersom du behöver ta ansvar för att du är närvarande och utföra arbetet på en viss tid och plats. 

2) Kan inte prioritera
Tiden är dyrbar och vi behöver vara smarta, vi måste prioritera. Med-arbetare kan misslyckas med att prioritera om de inte vet hur de ska göra eller hur de ska tillföra värde till sina uppdrag. Eller så kan det bero på otydliga prioriteringar från chefer, ledare eller ledning. Att lära sig nya tidshanteringsmetoder kan hjälpa medarbetare att utvärdera arbets-uppgifter och prioritera bättre. 

Hur vi undviker det: Skriv ner allt som behöver göras under en specifik tidsperiod (den dagen, den veckan, osv.) Rangordna uppgifterna enligt A, B och C, utifrån om den har hög, mellan eller låg prioritet. Börja med A-uppgifterna och fortsätt sedan med B- och C-uppgifterna under dagen. 

3) Hantera distraktioner
Oavsett om det är en kollega som stannar till vid vårt arbetsbord på kontoret eller hör av sig på något sätt när vi jobbar hemifrån, så är distraktioner från andra omkring oss vanliga. Det betyder att av alla tidshanteringsmisstag, är det här det som är svårast att göra någonting åt. Medarbetare har inte kontroll över när notifikationer dyker upp i mobilen eller när andra skickar mejl eller meddelanden till dem. Det vi kan lära oss att kontrollera är hur vi väljer att reagera på och hantera varje störning som dyker upp. 

Hur vi undviker det: Stäng av ljudet på notifikationer på mobilen, för
e-post och meddelandesystem när du gör arbete som kräver mycket koncentration. Sätt status ”borta” eller boka mötestid med dig själv i kalendern, så att alla vet att du är upptagen den stunden. Ha några artiga svar på lager när du behöver ”schasa bort” personer som stör dig. 

4) Otillräcklig planering
Har du någonsin gått med på en deadline och sedan insett att projektet kräver dubbelt så mycket arbete som du trodde? Felaktig planering kan vi alla råka ut för och det kan få vår tidsplanering att spåra ur. Otillräcklig planering hänger ofta ihop med brist på effektiva metoder för att sätta mål

Hur vi undviker det: Säkerställ att du har all information du behöver innan du samtycker till ett projekt. Gör en rimlig bedömning av dina möjligheter att färdigställa arbetet på anvisad tid. Om du nu hamnat i en situation där du märker att du inte hinner i tid, erkänn att du gjort ett misstag i beräk-ningen av tidsåtgång, snabbt och med eftertryck. Förklara felbedömningen och ändra till ett nytt slutdatum för projektet. 

5) Lovar för mycket
Vi öppnar dörrar till olika möjligheter genom att säga ”ja”, och vi kan hamna i situationer där vi har tagit på oss för mycket. Medarbetare med ett stort inre driv tenderar att ta på sig extra jobb och riskerar att bli utbrända. När vi har för många bollar i luften, är det lätt att tappa greppet om några och det kan omkullkasta hela vår planering.   

Hur vi undviker det: Var medveten om dina begränsningar och inse att dessa gränser kan komma att förändras när som helst, baserat på andra projekt du har på ditt bord, eller kanske ditt eget hälsotillstånd. Chefer behöver vara uppmärksamma på medarbetare som tar på sig för mycket och kliva in för att stötta eller till och med ta över uppgifter om personen är överbelastad. 

6) Hantera attityd och stress
Fler medarbetare än någonsin upplever överbelastning och stress, och känner en negativ och uppgiven attityd redan på morgonen och det blir inte bättre allt eftersom dagens utmaningar dyker upp. Våra hjärnor får det svårare att fokusera när vi befinner oss i olika känslolägen. Harvard Business Reviews undersökningar under ett decennium visar att en dålig attityd kan ha direkt inverkan på t ex ekonomiska resultat och frånvaro. 

Hur vi undviker det: Ta pauser under dagen. Ju mer överbelastad och emotionell du blir under dagens gång, desto mindre produktiv och effektiv blir du i arbetet. Använd tiden till att slappna av, ta lite frisk luft, umgås med dina barn eller husdjur, eller något som gör att du släpper arbetet för en stund. Chefer kan hjälpa sina medarbetare att upprätthålla sitt välbefinnande på många sätt, allt ifrån genom att stämma av med varje medarbetare till att ge tips på hälsoförmåner som erbjuds av företaget. 

7) Fokuserar på flera saker samtidigt
Studier under lång tid har gång på gång visat att ”multitasking” inte är ett effektivt sätt att använda vår tid. När vi delar upp vårt fokus på flera saker, tar uppgifter längre tid att utföra, vi tappar fokus och gör fler misstag än vi skulle göra om vi koncentrerade oss på en enda sak. 

Hur vi undviker det: Fokusera på ett projekt i taget och endast åt ett steg i projektet åt gången. Kombinera detta med att minska på distraktioner, så borde du kunna undvika att behöva använda din simultankapacitet.  

8) Nätverkar utan samordning
När projekt kräver komplicerade nätverk av personer, som var och en ansvarar för olika sammanlänkade delar, kan samordningen vara bristfällig. Medarbetare tappar tid om personen i ledet före inte har slutfört sin del. För en effektiv samverkan är det viktigt att ha rätt personer på rätt plats i de olika momenten. 

Hur vi undviker det: Håll projektteamen så enkla som möjligt. Undvik att delegera mindre delar av en större uppgift till flera andra personer. Organisationer kan behöva ta en närmare titt på hur deras processer och teamhantering fungerar. 

9) Saknar resurser
Medarbetare som inte har tillgång till rätt resurser som krävs för att genomföra sina uppdrag kommer att behöva lägga mycket tid på ”förarbete”, som redan borde vara på plats. Det kan gälla brist på kapital, information eller att det saknas klartecken för att gå vidare.  

Hur vi undviker det:  Chefer behöver säkerställa att medarbetare har befogenhet att fatta de beslut och har resurserna som behövs för att komma framåt med projekten. Medarbetarna själva kan också stöta på och fråga efter det de behöver för att kunna genomföra sina projekt.
 

Med effektiv tidshantering håller vi projekt flytande och kan slutföra dem i tid, och det kan också bidra till att öka produktiviteten, minska stress och eliminera fel. Om du vill ha bättre kontroll på tiden för din egen eller din organisations del, hör av dig till oss så hittar vi en lösning tillsammans.