Har du huvudet i sanden?

50% Av cheferna i en undersökning uppger att besvärliga samtal är en av de mest utmanande uppgifterna som en chef har. Den statistiken bekräftas av HR-chefer i Storbritannien som i en undersökning sa att endast 21% av cheferna i deras organisation känner sig trygga med att hantera dessa jobbiga situationer.

Det kan vara frestande att undvika svåra samtal och begrava huvudet i sanden och tänka “jag väntar lite, det löser sig nog…”. Signalen vi då sänder till andra är att beteendet eller den låga prestationen i fråga är okej. Vårt ansvar som ledare är att upprätthålla organisationens normer, kvalitet och värderingar, samtidigt som vi genom att vara förebilder, får andra att se oss som bra ledare som andra vill följa.

Börja i ditt eget huvud

Gör en ny inramning åt den besvärliga konversationen för dig själv i tanken. Samtalet blir bara ”svårt” om vi låter det bli det. Att sätta etiketter på eller värdera situationer/samtal gör att vi framkallar negativa reaktioner på situationer. Samtalet kommer kanske i stället att bli ”en lättnad” eller ” ett avgörande” eller ”en början”, eller kanske kommer till och med ”rensa luften”.  På något sätt behöver vi visa att det här samtalet är nödvändigt och att det faktiskt ger oss tillfälle att börja göra någonting framåtriktat (eller att vi i alla fall kan lägga det bakom oss och gå vidare).

Vår roll som ledare är att se till att det är möjligt för andra att lyckas och att ge relevant återkoppling som bidrar positivt till medarbetarens framtid. Vi avfärdar inte personen, utan coachar honom eller henne att komma på rätt spår, så fort som möjligt.

Det kan tyckas vara självklart, men det är också viktigt att komma ihåg att undvika att ge förslag på förändringar till någon när vi själva är irriterade, frustrerade eller arga över beteendet som behöver förändras!

Ta ett djupt andetag och fråga dig själv:

1. Har jag all fakta jag behöver?
2. Ta ansvar – vad har jag gjort som bidragit till att den här situationen kunnat uppstå?
3. Var informationen tydlig nog?
4. Blev förväntningar förklarade och satta?
5. Gavs rätt träning/utbildning?
6. Bidrog jag till att öka belastningen i en redan ansträngd arbetssituation?
7. Händer det andra saker i den här personens liv just nu?
8. Var ska vi ha det här samtalet? (Hitta en avskild plats)
9. Oavsett om samtalet sker digitalt eller fysiskt, säkerställ att du har avsatt tillräckligt med tid, så att ni inte blir avbrutna eller att det är andra saker som stör. Om det är digitalt, gör inte andra saker under tiden – skriv inte, titta inte på mejl, meddelanden eller annat som dyker upp.
10. Oavsett om situationen är kritisk eller infekterad, gå in i mötet med inställningen att hitta en vinn-vinn lösning.

Var lugn och närvarande i samtalet:

• Om du vill att personen ska känna sig motiverad i slutet av samtalet, ge uppskattning för det som fungerat och fokusera på vad ni vill se framöver. Det som har varit, har varit, älta inte!
• Sätt in din feedback i ett sammanhang – vad är det som personen redan gör bra? Hitta sätt att framhålla styrkor hos personen – att veta att andra ser styrkor hos en själv kan minska personens ovilja att vara samarbetsvillig.
• Sätt tonen. Var medveten om vilket språk du använder – ”Jag vill att du…”, ”Jag är här för att tala om för dig att…”, ”Vad jag vill…” eller ”Med all respekt…”, kan uppfattas som utmanande. Använd gärna alternativa fraser som ”Låt oss gå igenom…”, Låt oss titta på hur vi kan…”, ”På vilket sätt kan vi…” eller ”Om vi förstår de olika sidorna…”.
• Dra indirekt uppmärksamheten till misstaget på ett empatiskt och diplomatiskt sätt; på så sätt hjälper du personen att ”rädda ansiktet”.
• Visa din egen sårbarhet genom att berätta om när du själv gjorde ett misstag, för att visa att ingen är perfekt och att det är en naturlig del när vi utvecklas.
• Kom ihåg, det här är ett samtal, inte en instruktion. Se det som en möjlighet att coacha personen till att förbättra och lära sig.
• Lyssna, och låt den andra personen prata mest.
• Ställ coachande öppna frågor för att hjälpa den andra personen att själv hitta en lösning, då blir det också enklare för personen att räkna ut vad som ska göras.
• Uppmuntra personen att själv komma fram till hur/vad personen kan göra annorlunda framöver.
• Fråga vilket ytterligare stöd de behöver, men säg inte ”Hur kan jag hjälpa till?”. Då tar du som chef tillbaka ansvaret, fråga i stället, “Vem eller vilka kan hjälpa dig?”
• Använd ”feedforward” i stället för ”feedback”. Feedback baseras på det som varit, vilket inte går att göra något åt, medan feedforward är råd inför framtiden.

Avsluta genom att tacka personen för att hon/han delar med sig av sitt åtagande, använd uppmuntrande ord och ge personen ett gott rykte att leva upp till.