Lägger du verkligen din tid på rätt saker?

av Dale Carnegie den 25 april, 2019

Hur mycket av det du skyndar dig att göra är verkligen viktigt att du gör? Hur mycket av det du inte har gjort är sådant som faktiskt är viktigt att göra?

1967 skrev Charles Hummel Tyranny of the Urgent, en kärnfull avhandling om dessa två frågor. Hans idéer är mer relevanta idag än någonsin. Hummel menade att alla våra aktiviter kan kategoriseras i fyra områden:

I område 1 är aktiviteterna viktiga och brådskande. Dessa aktiviteter kräver vår omedelbara uppmärksamhet och vi måste göra dem själva. De är vårt ansvar och tar oss närmare våra mål, t. ex. kundproblem, oengagerade medarbetare eller krånglande teknik.

I område 2 är aktiviteterna viktiga men inte brådskande. Dessa aktiviteter kan skjutas upp. De är viktiga att fokusera på och de är viktiga för våra mål, men de har inte en omedelbar tidsbegränsning och ingen kräver att de ska hanteras omgående, som t. ex. processförbättringar, nätverkande eller kunskapsutveckling.

Aktiviteterna i område 3 är brådskande men inte viktiga. Dessa aktiviteter är kanske viktiga för någon annan, men de är i första hand inte vårt ansvar, inte heller tar de oss närmare våra mål. Trots det så kräver de vår omedelbara uppmärksamhet, som t. ex. sms/mejl eller möten.

Aktiviteterna i område 4 är varken brådskande eller viktiga. Ibland gör vi saker som inte omgående kräver ett svar eller är vårt ansvar, men de känns bra att göra och de ger en omedelbar tillfredsställelse, som t ex sociala medier, arbetsuppgifter som vi tycker är roligare att göra än andra, mindre viktiga projekt etc.

Om du försummar aktiviteter från område 2, vilka så småningom hamnar i område 1, har du i slutänden använt två till sex gånger mer energi, tid och pengar på dessa aktiviteter!

Detta visar sig i det dagliga livet såsom försämrade relationer, sämre kvalitet på arbetet på grund ineffektivitet, utdragna säljprocesser med outnyttjad tid som följd osv. Att vara proaktiv i dessa situationer, och i många andra, kostar mycket mindre än priset du får betala när det uppstår en krissituation.

Den här dynamiken skapar en dominoeffekt eftersom varje aktivitet som flyttar från område 2 till område 1 gör det svårare att hinna utföra andra aktiviteter i område 2. Du drabbas av brådskans tyranni.

Hur ska du göra för att bryta den onda cirkeln, för att minska stressen, bli effektivare och samtidigt upprätthålla goda relationer med andra? Här är 4 viktiga steg:

Du måste veta vad du lägger tid på. Det börjar med medvetenhet. En av våra kollegor bestämde sig nyligen för att ta reda på vad hon lade tid på. Hon började helt enkelt att, under flera dagar, skriva ner alla sina aktiviteter. Hon upptäckte att det framför allt var en aktivitet som slukade stora delar av hennes arbetstid. Utifrån den informationen kunde hon sedan besluta: Är det hon som ska göra det? Ska någon annan göra det? Eller ska ingen göra det?

Du måste veta vart du är på väg. För att kunna bestämma om du ska fortsätta att göra en sak eller inte, och när det ska göras, måste du veta vad som är viktigt. Du behöver ha en tydlig bild av vilket resultat du vill uppnå. För att fatta bra beslut om tids- och resursfördelning, behöver du veta vart du är på väg.

Sätt gränser. Mycket av den brådskande tiden vi använder till aktiviteter som inte är särskilt viktiga beror ofta på brist på gränsdragningar. Ibland är det strukturella gränser det handlar om, som byte av lokal, att stänga ner mejlen eller att lägga undan mobilen. Andra gånger är det mer personliga gränser som behövs, som t.ex. att kunna säga ”nej”.

Bestäm vad som verkligen är viktigt. Att göra det som är som viktigast, trots att det inte är bråttom kräver att du tänker avsiktligt. Beteenden måste förändras och tankemönster måste utvecklas. Planer måste göras och följas, listor på uppgifter behöver göras och prioriteringar fastställas. Attityder behöver justeras för att upprätthålla frånvaron av brådskans tyranni.

Tänk dig att du blev kvitt den ständiga känslan av att det är bråttom. Hur skulle det påverka ditt arbete och ditt övriga liv?

Lägger du tid på rätt saker? Är det någonting du behöver börja göra, sluta göra, göra annorlunda?

 

Minska din dagliga stress, bli mer produktiv och få rätt saker gjorda

Missa ingen inspiration!

Prenumerera på vårt utskick Skifte i fokus för inspiration och nya idéer, fyll i din e-postadress i fältet nedan för att anmäla dig.

Tack! Du är nu anmäld till vårt nyhetsbrev!

Dale Carnegie

Vi förändrar människors sätt att se på sig själva, så att de kan ändra på hur andra ser på dem och det förändrar deras möjligheter att påverka sin omgivning.

Dela det här inlägget:

© 2019 DC Training Sweden AB