Var vi verkligen på samma möte?

av Fredrik Rosendahl den 23 maj, 2019

Inför en workshop samtalade jag med en kund som nyligen blivit påmind om att kommunikation inte alltid är så enkelt, inte ens i erfarna grupper.

Kunden i fråga sitter i ledningsgruppen i ett IT-bolag, som således på regelbunden basis sitter i ledningsgruppsmöten. Veckan innan hade han suttit i ett av dessa möten och hade under den sammanfattande delen blivit något förvånad.

När det återstod fem minuter, började mötet att avslutas och ledningsgruppen nickade instämmande att ”ja, vad bra, då ses vi om två månader”. Min kontakt blev då förvånad och frågade om de faktiskt hade kommit fram till något vettigt och om alla hade förstått vad nästa steg var? Alla nickade instämmande.

BRA, då kan DU ta den här pennan och gå upp och skriva ner de tre viktigaste punkterna från mötet, sa han och kastade närmsta whiteboard-penna till personen mitt över bordet.

Personen som fick pennan ville såklart inte tappa ansiktet utan gick upp och skrev. När hen gjort så satt alla i rummet och skruvade på sig och kunde konstatera att de inte alls hade förstått varandra.

Alltså, även i rutinerade grupper, som känner varandra väl, har vi ibland en förmåga att tro att alla förstår vad som kommits överens om. Hur är det då i mindre erfarna sammanhang? Kommunikation kan vara lätt, men behöver inte alltid vara enkelt. Vad vi kan konstatera är i alla fall att det är extremt viktigt för att bygga goda samarbeten.

//Fredrik

8 tips för mer effektiva möten:

 1. Syftet med mötet. Du kan inte hålla ett effektivt möte om du inte vet syftet. Det behöver inte vara alltför specifikt, men inte för omfattande heller. Kommunicera målsättningen med mötet från början. Led samtalen och diskussionerna mot denna målsättning.

2. Skicka ut en dagordning för mötet. För att få ut det mesta av ett möte behöver du ge dem som är med på mötet en dagordning, som innehåller en kort beskrivning av syftet, saker som ska tas upp och vem/vilka som förväntas att tala om vad.

3. Starta i tid. Inled mötet i tid, oberoende av antalet frånvarande mötesdeltagare. Straffa inte de som kommit i tid genom att låta dem invänta sena deltagare. Eftersläntrare kan få information om vad de missat senare.

4. Håll tempot uppe. Ha en lista med frågor klar som sätter fart på kreativiteten och tankeverksamheten. Kom ihåg att hålla tempot uppe under mötet. Kör diskussionen fast, testa några av dessa frågor:

abcdePå vilket sätt kan vi genomföra det?
abcdeVar har det fungerat tidigare?
abcdeFinns det några bevis som styrker det som har sagts?
abcdeHur börjar vi?
abcdeHur driver vi det vidare?
abcdeHar den idén några begränsningar?

5. Prova att stå upp. Vissa organisationer har möten där alla står upp. Tanken är att kroppen och hjärnan arbetar mer effektivt när man står upp.

 6. Gör anteckningar och skriv ner åtgärder. Be någon i god tid innan mötet startar att föra protokoll under mötet, så att ni har koll på vad som har sagt och bestämts.

 7. Nästa möte. Om det går, bestäm datum för nästa möte så att alla har samma möjlighet att titta i sina kalendrar och scheman.

Sammanfattning: Ha en klar uppfattning om vem, vad, var, när och varför mötet ska hållas. Under själva mötet bör du och de som är med på mötet göra anteckningar om vad som diskuteras och vilka åtgärder som ska göras och av vem. Sammanfatta sedan mötet i slutet och belys de viktigaste åtgärdspunkterna.

Prioritera rätt, inte bara en gång utan ofta! Gör det till en god vana.

”Min första uppgift är att se till att ni har ett uppdrag som ni tycker är kul och utvecklande och har ni inte det så måste vi göra något åt det.”

Blockar vi av tid i kalendern som symboliserar tid för teamet, då har vi också alltid tid att erbjuda när behovet kommer. Johan Runnedahl, Team lead, sales and business development på HiQ.

Upptäck hur du kan arbeta smartare - inte mer

Missa ingen inspiration!

Prenumerera på vårt utskick Skifte i fokus för inspiration och nya idéer, fyll i din e-postadress i fältet nedan för att anmäla dig.

Tack! Du är nu anmäld till vårt nyhetsbrev!

Fredrik Rosendahl

Dale Carnegieinstruktör och försäljningschef. Fredrik tror på värdet av att lära av varandra: ”Jag är övertygad om att vi alla kan lära oss nya saker från alla människor i vår omgivning, oavsett erfarenhet, kompetens eller titel”. Fredrik är kreativ, omtänksam samt en klimatskapare. Han drivs av att få människor att utifrån deras egen situation och egna förutsättningar göra saker de själva inte trott varit möjliga.

Dela det här inlägget:

© 2019 DC Training Sweden AB